專案總是 Delay?試試這 6 個敏捷會議心法!

很多專案就是因為反覆浪費會議時間才走向失敗。

明明公司一直說要更敏捷、更快回應變動的市場,但是偏偏每次開會都很沒效率,主管還一直推翻之前的決定,其他部門的同仁常常一副「這跟我無關」的樣子,人在心不在,到底要如何才敏捷得起來?


不要小看開會這件事的重要性。決策的速度與品質,決定了一間公司的競爭力,但是大部分的決策會議卻極為冗長、反覆開了好幾次卻得不到結論;甚至很多人參加會議時,根本不知道自己的角色與任務。


《SCRUM敏捷實戰手冊》作者薩瑟蘭(J.J. Sutherland)指出,實際上更嚴重的問題是:會議中做的決定還是會被推翻。根據史丹迪士集團資料顯示,開會中做的決定被推翻的比例竟然超過40%!結果所有人不但浪費掉時間,還都在做白工,很多專案就是這樣而產生拖延、甚至走向失敗的。


究竟要如何提高會議效率、提升決策品質?

台灣敏捷協會理事林裕丞在《敏捷管理生存指南》中,提出了有效提升與會人與參與度的技巧:

 

敏捷技巧 1:由最資淺的人員開始發表看法

高效團隊的指標之一,就是團隊成員是否可以安心地在彼此面前冒險,以及表現自己的脆弱。由最資淺的人員開始發言,其他人認真聆聽,最後再由資深人員或主管發言,可以避免錨定效應,讓每個人的意見都可以被討論與評估。


敏捷技巧 2:把主管和會議主持人的角色分開

會議主持人可以決定發言的順序、引導討論,正如同《無主管公司》中提到的「合弄制」(Holacracy),不是由職位,而是由角色來發揮你的職能。把主管和會議主持人的角色分開

,可以避免球員兼裁判的情形發生。


敏捷技巧 3:凡事都要先說好遊戲規則

就像玩遊戲要先訂規則,會議也要先訂出規則和範圍,包含預算、時程、限制條件,甚至是讓主管保留否決權也沒關係,重點是要先訂出規則並遵守。


敏捷技巧 4:使用認可決,而非多數決

會議中常用的投票表決通常不是最佳解,比起制式的投票表決,使用認可決,詢問與會人員:「有沒有反對意見或擔心的地方?」,而不要問「有沒有人贊成?」如此一來,可以利用反對意見來消滅盲點,精煉出更好的決策。


認可決並不是多數決,也不是人人都要同意的共識決;重點是讓大家的聲音與想法都被聽見,一起找出「不那麼滿意但可接受」的目標,讓大家一同參與向目標推進,定期檢視並調整做法。相較直接投票,沒有那麼暴力;也不像共識決需要取得每個人的同意。


敏捷技巧 5:慎選參與式決策的使用時間

在敏捷組織中,參與式決策被大量的使用,因為現在的環境變動太快,有成員的買單和真心認同,在執行時決策的意圖才能被真正落實。但是參與式決策的使用時機需要慎選,因為開會時間有限,參與式決策又比較花時間,一般而言,大多都是在規則制度時使用最合適。


敏捷技巧 6:千萬不要假民主

若是沒有討論空間,無論如何都需要做的事,就請直白地宣佈,若只是想要用看似民主的程序幫自己背書,久而久之,大家會就心知肚明你要的不過是個程序罷了。


 

資料來源:

 

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