很多專案就是因為反覆浪費會議時間才走向失敗。
明明公司一直說要更敏捷、更快回應變動的市場，但是偏偏每次開會都很沒效率，主管還一直推翻之前的決定，其他部門的同仁常常一副「這跟我無關」的樣子，人在心不在，到底要如何才敏捷得起來？
不要小看開會這件事的重要性。決策的速度與品質，決定了一間公司的競爭力，但是大部分的決策會議卻極為冗長、反覆開了好幾次卻得不到結論；甚至很多人參加會議時，根本不知道自己的角色與任務。
《SCRUM敏捷實戰手冊》作者薩瑟蘭（J.J. Sutherland）指出，實際上更嚴重的問題是：會議中做的決定還是會被推翻。根據史丹迪士集團資料顯示，開會中做的決定被推翻的比例竟然超過40％！結果所有人不但浪費掉時間，還都在做白工，很多專案就是這樣而產生拖延、甚至走向失敗的。
究竟要如何提高會議效率、提升決策品質？
台灣敏捷協會理事林裕丞在《敏捷管理生存指南》中，提出了有效提升與會人與參與度的技巧：
敏捷技巧 1：由最資淺的人員開始發表看法
高效團隊的指標之一，就是團隊成員是否可以安心地在彼此面前冒險，以及表現自己的脆弱。由最資淺的人員開始發言，其他人認真聆聽，最後再由資深人員或主管發言，可以避免錨定效應，讓每個人的意見都可以被討論與評估。
敏捷技巧 2：把主管和會議主持人的角色分開
會議主持人可以決定發言的順序、引導討論，正如同《無主管公司》中提到的「合弄制」（Holacracy），不是由職位，而是由角色來發揮你的職能。把主管和會議主持人的角色分開
，可以避免球員兼裁判的情形發生。
敏捷技巧 3：凡事都要先說好遊戲規則
就像玩遊戲要先訂規則，會議也要先訂出規則和範圍，包含預算、時程、限制條件，甚至是讓主管保留否決權也沒關係，重點是要先訂出規則並遵守。
敏捷技巧 4：使用認可決，而非多數決
會議中常用的投票表決通常不是最佳解，比起制式的投票表決，使用認可決，詢問與會人員：「有沒有反對意見或擔心的地方？」，而不要問「有沒有人贊成？」如此一來，可以利用反對意見來消滅盲點，精煉出更好的決策。
認可決並不是多數決，也不是人人都要同意的共識決；重點是讓大家的聲音與想法都被聽見，一起找出「不那麼滿意但可接受」的目標，讓大家一同參與向目標推進，定期檢視並調整做法。相較直接投票，沒有那麼暴力；也不像共識決需要取得每個人的同意。
敏捷技巧 5：慎選參與式決策的使用時間
在敏捷組織中，參與式決策被大量的使用，因為現在的環境變動太快，有成員的買單和真心認同，在執行時決策的意圖才能被真正落實。但是參與式決策的使用時機需要慎選，因為開會時間有限，參與式決策又比較花時間，一般而言，大多都是在規則制度時使用最合適。
敏捷技巧 6：千萬不要假民主
若是沒有討論空間，無論如何都需要做的事，就請直白地宣佈，若只是想要用看似民主的程序幫自己背書，久而久之，大家會就心知肚明你要的不過是個程序罷了。
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