告別瞎忙!6 個提高效率的免費專案管理工具

工欲善其事,必先利其器,善用工具聰明工作!


不論你的職位是不是「專案經理」,在我們的生活中,每個人或多或少都會擔負著讓專案成功的重責大任。不論是規劃一個即將上線的新網站,或是導入新系統,甚至是搬家、規劃新家的裝修,甚至是幫家族規劃一趟旅行,都可以算是一個專案。


工欲善其事,必先利其器;想要提升你的效率,除了使用筆記本、會議室白板之外,選擇順手好用的專案管理軟體,可以大幅節省你規劃、更改專案新資訊與進度的時間,更重要的是,還可以透過多人協作的功能,達到專案溝通、規劃與管理的需求。


若公司沒有採購專用軟體,或是專案規模較小,其實還有很多免費的工具可以選擇!我們精選了 6 種最受歡迎的工具,值得一試:


1. Excel:經典且功能足夠的專案工具


提到專案管理,一般人第一個想到的代表圖大概就是「甘特圖」了!過去你總是自己土法煉鋼畫表格,但是任務時間一旦變更,又要一格一格慢慢調整嗎?其實目前 Excel 已提供多種專案中常見的範本模版,包含專案甘特圖、里程碑、預算書、提案表、進度追蹤、績效報告,甚至是活動追蹤工具皆一應俱全。若你的專案規模不大,其實 Excel 就已經非常足以應付常見的專案排程了!


2. Airtable:比 Excel 更直覺的視覺化表格工具


若你不需要使用 Excel 的函數、樞紐、巨集功能,只需要表格相關的功能,Airtable 無疑是個更好的選擇。Airtable 讓人能夠以更簡單、直覺的方式做出美觀的表格,網站上提供了各式各樣的專案模板,從內容行事曆、影片專案、專案追蹤、產品上市到活動規劃……,從工作到生活中各式的應用場景皆有範本可使用。


你可以從無到有建立一個專案表格,也可以匯入 Excel、CSV 檔,或是連結其他模板,自行組建個人雲端資料庫,也可以邀請團隊或是家人共同協作。免費版每個專案 1200 項紀錄、2GB 的附件空間,對一般使用者而言便已非常夠用。

立即嘗試 → https://airtable.com/


3. Asana:知名新創最愛用的專案工具


Asana 是一個雲端專案管理解決方案,可幫助公司管理並組織任務和專案,小至細節,大至宏圖,Asana 都能組織工作,讓團隊了解專案工作內容、目的和方式,並進行溝通和協作,對手上同時有多個專案的團隊或公司非常方便。


Asana 尤其是在專案層次管理上非常好用。你可以新增、組織專案,並指派任務,借助清單功能,團隊可直接查看需要完成的內容,任務的優先順序,以及工作截止時間,查看工作如何持續規劃。在時間管理上,你可以輕鬆管理依存任務、重疊任務以及未排定任務,並建立計劃,作為團隊行動方針。


Asana 還可以串接Dropbox,Slack,Gmail 和 Zapier 等常見工具。免費版最多可包含 15 位用戶,但是功能非常完整,無限制任務、專案、訊息、活動紀錄,也可以清單、看板、行事曆模式檢視專案。

立即嘗試 → https://asana.com/zh-tw


4. ClickUp:讓你的生產力 Up!


ClickUp 是一個雲端專案軟體工具,可以幫助個人和團隊在專案空間中設定目標、管理任務和組織工作;但是你也可以將它視為提高生產力的方案。創辦人 Zeb Evans 當初創立的緣由,就是希望可以化繁為簡,解決過去許多專案管理者必須同時使用多種工具,面臨資訊分散、溝通不易的難題,例如溝通時要用 Slack,檢視任務板時使用 Trello、視訊時使用 Zoom……。


ClickUp 整合了工作(或私人)行事曆、待辦事項、專案流程及記錄靈感的功能,使用者只需要在此介面上工作,而不必同時打開好幾個協作軟體。近來 ClickUp 也因應遠距工作的需求,推出 Remote Work OS 的功能,利用 AI 來列出專案管理中的優先任務排序,並且能讓團隊的成員,看到每個人的即時工作進度,來加強遠端工作情境中的團隊工作即時感。

立即嘗試 → https://clickup.com/


5. MeisterTask:從構思到執行無縫接軌


MeisterTask 是知名心智圖軟體 MindMeister 推出的任務管理工具,讓使用者以簡單、直覺化的方式來管理專案,你也可以從 Trello 或 Asana 導入資料,無痛轉換。


除了一般專案軟體皆具備的管理、追蹤及協作功能之外,最大的特色是結合心智圖工具。許多團隊喜歡運用心智圖來做腦力激盪,但是當想法要落地成可實踐、可追蹤的專案便有點麻煩。 MeisterTask 與 MindMeister 整合,讓團隊可以無縫地從構思到執行。

立即嘗試 → https://www.meistertask.com/zh


6. Citrix Podio:專案管理社群工具


Citrix Podio 是一個專案管理和社群協作工具,上面整合了上百種和專案管理、CRM、社交、問題管理及流程規劃等各式各樣的 App,使用者可以自訂你需要的功能,為你的團隊、專案建立最適合的工作流程平台。除了這些工作相關的功能之外,Citrix Podio 也提供了類似Facebook 功能的「喜歡」、內部訊息傳送和視訊聊天等功能,非常適合需要高度自行定義任務的小型組織,以及需要自訂多個專案流程管理的企業。

立即嘗試 → https://podio.com/


資料來源:

Capterra


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