專案需求一直變?PM必備的6個範疇管理心法

務實的面對問題,才能讓專案更成功!




「客戶想多加一個需求」、「我覺得目前的結果似乎不是我們期待的」、「我們想要稍微調整一下專案的目標」……。


身為專案經理,聽到這些消息,是否總是讓你血壓立刻飆高、忍不住抱怨:到底要改幾次?為什麼不能想清楚再叫我們做?明明做了很多次訪談,為什麼現在講的跟當初都不一樣?專案已經進行90%,現在根本來不及改!


專案經理們,你們的憤怒完全是有道理的!在專案執行階段,任何一個需求的變動,都會牽動複雜的溝通、協調,浪費人力、時間及金錢,甚至嚴重打擊團隊的士氣,讓專案走向失敗。


為什麼專案會遇到「範疇潛變」?


「範疇潛變」(Scope Creep)是在專案管理常見的困境,指的是專案範圍不受控制地變化,或持續擴增,通常被認為有負面影響,這是隨著專案工作進展,各方利害關係人要求專案團隊產出愈來愈多的成果,卻不了解這些要求對專案進度或預算,所造成的整體影響。


造成的原因有很多,包含:

  • 專案在規劃階段便沒有定義出明確的需求與範疇

  • 專案可交付的成果缺乏明確定義

  • 專案的利害關係人缺乏相關資訊或是產生誤解

  • 專案執行過程中缺乏溝通

  • 專案經理遇到問題沒有主動回報



5個心法,幫你應變專案範疇潛變


但是憤怒並不能解決問題,身為一位專業的PM,你必須要想辦法讓專案如期、如質完成。面對範疇潛變,你可以採用以下5個策略:


1. 做好專案需求管理


專案的本質便是充滿變動與挑戰,但是在專案規劃階段,專案經理仍可以謹慎地確認專案的目標、時間、可交付的成果,最重要的是,一定要確保這些資訊與客戶的期待一致。產品與流程創新公司總裁Raymond Sheen建議,你可以和客戶一起列出清單,寫下哪些事項屬於範疇內,哪些則不。範疇內的事項是為達成專案目標而必須做的工作。不屬於範疇內的事項,則是無法直接協助達成專案目標的事項,或沒有足夠的時間和經費完成的事項。


舉例來說,專案的目標是規劃品牌新品上市記者會,撰寫新聞稿便屬於專案的範疇,但是保證新聞媒體的曝光數量、要有10家以上的外媒報導,可能就不在專案的範疇之內。確保在專案開始前,所有的需求都可以被書面記錄下來,並獲得客戶的同意。





2. 保持冷靜,不要立即答應或拒絕


若是很不幸的,客戶突然提出新的需求,在面對不合理的期待時,PM不要被當下的情緒沖昏頭,立即答應或拒絕客戶,可以先回覆:「我們已經收到您的想法,請讓我先確認一下專案的狀況再與您討論。」


因為專案可能非常複雜,你不能確保自己牢記著每一個細節,請花點時間回頭確認,並與團隊或主管討論後再回覆。


3.重新釐清客戶變更需求的原因


很多時候,客戶或老闆突然提出新的需求,並不是因為他們的需求改變了,而有可能是他突然被新的「閃亮事物」(例如市場上新的技術、某種看起來很眩目的新服務)所迷惑。


回頭去找出在專案規劃階段的所有紀錄,逐一檢視目前的成果是否背離了當初的客戶需求?中間是否有些變動沒有及時更新資訊?或者是因為客戶並不了解目前專案的全貌與進度,才會覺得與他原本的期待有所差異?先重新釐清客戶的想法與新的需求產生的原因,再做出回應。





4. 要害怕對客戶說「不」


拒絕客戶,似乎是一件可怕的事情,但這有時是幫助客戶實現專案目標的最好方法。如果你收到臨時的變更需求,可能造成專案的延誤或是超出預算,你可以拒絕客戶,但是在表達時,不要太過強硬或是充滿情緒,而是採取「對話」的心態,共同討論最佳的決策方案。


5. 務實地調整專案新方案


若你確認專案目前的進度都符合當初規劃的目標,但是客戶仍然想要變動專案的範圍,專案經理也應該以務實的態度與客戶討論:這個變動是必要的嗎?希望達到什麼成果?若是一定要做,會產生什麼影響?原本預期交付的時間與成果該如何調整?將這些新的資訊攤開來,與客戶、利害關係人逐一討論確認審核的基準線,然後共同努力,朝目標前進。





6. 總結並記錄專案範疇變更的過程


專案時常是牽一髮而動全身的,當專案需求改變時,除了客戶之外,你可能還必須與團隊成員、跨部門、外包廠商等不同的關係人溝通並取得同意,為了避免溝通落差,或是有人無法達成新的時間目標,專案經理最好建立一個專案變更的說明書,裡面可以包含:


  • 變更說明

  • 新的方案

  • 時間表/時間達的影響

  • 風險

  • 費用

  • 利害關係人的簽名



資料來源:

TeamGantt

HBR

dpm


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