沒人又沒錢怎麼辦?4 步驟跟老闆談判爭取資源!

不要將所有的責任都往自己身上扛,善用方法跟老闆談判協商。

網路獲客成本節節升高,老闆才剛駁回增加行銷預算的請求,,但是要求的目標卻一點都不打折?事情愈來愈多,但是團隊規模卻一直削減,能不能再加人?


新的任務排山倒海一直來,認真盡責的你只能苦苦支撐,甚至瘋狂加班來因應。曾任美國惠普最年輕 CEO、現任企業顧問的職場專家艾蕯羅(Patty Azzarello)發現,類似的問題在她的輔導諮商中頻繁出現。


「不要讓過多的工作任務毀了自己」,艾薩羅指出,沒有人可以全年無休的工作,只為了解決不合理的工作量。記住,若你在資源如此缺乏的情況下仍可以完成任務,看在老闆眼中,只會證明其實根本不需要那麼多資源!

究竟該如何跟向上溝通、爭取資源?艾蕯羅給出具體而務實的 4 步驟建議:


Step 1:重新規劃現有的工作流程

例如,如果你的團隊有 15 人,一般而言可以服務 50 位客戶,而現在卻被要求用同樣的人力,服務 150 名客戶,很明顯,用同樣的工作方式是絕對行不通的。但是,你是否可以借助第三方系統來達到目標?不論是自動化程序、自助服務、更好的指引文件,都可能幫助團隊用更省力的方式來達到目標。


但是,如果你已經試過了所有可能性,還是無法消化這些工作量,那麼你就應該進入下一步。


Step 2:視覺化目前的資源落差狀況,據此溝通

很多時候,管理高層們會分派許多任務,但他們其實並不清楚這些目標背後,必須耗費多少人力、時間或是資源。


如果你沒有明確定義出這些工作所需要耗費的資源,以及現況,老闆們就會一直希望你可以「再多做一些」。為了讓他們理解現況有多險峻,現在就動手設計一些視覺化的圖表,顯示實際狀況與所需資源的落差,最好是將競爭對手的數據同時比較呈現,讓老闆們面對現實。



Step 3:與團隊及老闆共同承擔問題

艾蕯羅時常看到,團隊小主管或是資深員工經常給自己施加所有壓力,在沒有必要資源的情況下,嘗試完成不可能的任務,並且在無法完成時,覺得都是因為自己的能力不足,自己失敗了。


記住:這不是你一個人的問題,這是公司需要做出的選擇


你的工作,是將焦點放在明確定義選擇上。身為一位負責任的工作者,你必須向上傳達:「這種無法完成的工作量,正在將組織與業務置於風險之中」,因此,「我們需要共同思考,如何在可交付的成果和風險之間取得平衡,排定優先順序。」


Step 4:顯示選項的真實成本

不同的因應方案,所需要的成本也都不同,明確地估算成本,以及可達到的成果,提供你的老闆做出決策。


舉例來說,你可以列出一個表格,上面有 4 種方案,明確標示出每個選項背後需要投資的成本,以及可以獲得的成果。

如果你選擇了方案 1,維持現況,不增加預算與能力,那我們只能修復最常被抱怨的兩個功能,而且需要 6 個月;若是增加 10% 預算,以及 1 個人力,我們就能讓成果達到及格線;若我們願意投資一倍的資金,並增加 2 個經理,我們就有機會達到領域的第一。


將你的建議列表提出,並交由老闆裁決而不是將所有的壓力都放在自己身上,同時也善盡了自己的職責,幫助公司與組織往更好的方向前進。



 

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