向上管理不用「表演」!5 個溝通心法讓你成為職場紅人


只有外向又擅於表達的人,才能在職場中發光發熱嗎?在組織中,低調內斂的人也必須學會子在老闆面前「表演」,展現出自己最厲害的樣子?


微軟前大中華區副總裁蔡恩全在《高效經理人的管理備忘錄》一書中,描述自己身為「無尾熊」、愛好和平的性格,只要善用溝通策略,不用咄咄逼人,不用爭也能在人才備出的頂尖外商中大展身手!


不是天生舌粲蓮花、長袖善舞的蔡恩全,有一個因為被老闆問倒,整整「黑」了一年的慘痛故事,也讓他領悟到,在關鍵場合,你必須把握 5 個主導對話的原則,才不會被人牽著鼻子走。

 

原則 1:自覺與覺察其他人的溝通風格

因為學習溝通的目的,不是改變你的個性,而是改善你的「彈性」,增進同理心,知己知彼,才能抓住對話的主導權。


你可以根據 DISC、四色人格測驗等工具,找出自己及主管的溝通風格,例如蔡恩全自己屬於穩定型的無尾熊,在對上掌握型的老虎型主管,就必須有意識地調整溝通風格,以坦率直接,充滿自信與果決的姿態應對。


原則 2:掌握對話的主導權

每一次溝通,都要確保對方跟著自己的議題走。怎麼做呢?首先要「框架故事」,故事指的是你在會議中想要呈現的內容;框架就是「議程」,讓你的故事在你預計的議程內出現


舉例來說,你可以在會議前發送談話議程,並主動詢問主管:「我們是不是按照我的議程來?」通常對方都會給予肯定的答覆,如此一來,你就能夠預設談話內容。


當你預設的內容,被提問、質疑,也不要亂了陣腳,可以用「認可」來回應,例如:「這是個好問題,謝謝你的提問」。如果你知道答案,可以直接回答;若沒有準備好,也可以「承認並補充」,或以「稍後回覆」,爭取稍後回答。


原則 3:摘要先行,省略鋪陳

一般人的溝通方式,喜歡鋪陳,但是老闆們通常很沒耐性聆聽太過冗長的資訊。因此,言簡意賅、摘要先行是最好的溝通方式。


不論是口頭報告或是 Email,都適用這個原則。例如你可以寫:「Hi Simon,我希望和你更新 3 件事」作為開場,並列點說明清楚,盡量不要超過 3~5 項重點敘述;若需要細節補充說明,可以用附件形式呈現。


原則 4:提供正面建議,避免負面語言

大部分的工作者在報告時,會花很多篇幅描述問題及困境,但是聽在主管耳中,很容易變成抱怨,主要原因之一,是希望可以降低老闆的期望,擺脫自己沒做好的形象。


但是主管的時間極為寶貴,當你一直在鋪陳問題,還沒開始談到解方與成果,很可能就會被老闆一連串的問題打亂節奏;更不幸的是,他們很可能只會記得你的抱怨,其他全部忘掉。


因此,不管再困難的情者,都要善成習實,維持「保持正面、行動導向」的態度,才能在主管面前留下積極當責的好印象


原則 5:預先準備好猜題

在對話中,必然會出現問題。因此,想要主導對話,就要學會事前猜題、擬答,預先做好準備,即便碰到沒有清楚範圍的「開放式」問題也不怕。


例如蔡恩全在擔任微軟台灣區總經理時,在參加全球性業務評核會議時,總會猜以下 7 個開放性問題:

  • 台灣最近如何?

  • 區業務表現如何?

  • 大中華區最近如何?

  • 市場占比如何?

  • 雲端事業如何?

  • 你的部門最近如何?

  • 你能多給我一點細節嗎?


在擬答的時候,可從 2~3 個角度回覆,最後表達謝謝支持。為求練習順暢,你還可以準備 30 秒、60 秒、120 秒的 3 種版本,讓自己不論處於何種情境,都能從容回答。


這樣的方式,就像事先寫好劇本,並走位演練過。


還有一種很重要的擬答技巧,就是「先發制人」。當你敘述時,如果知道哪裡可能會被質疑,不如自己先說出來。比起他人指出錯誤,自己先坦然認錯,並承諾找出解決之道,反而會讓別人對你留下好的印象。


 

資料來源:

蔡恩全,《高效經理人的管理備忘錄》,天下雜誌出版,2022。

 

創新未來學校 推薦課程:

PMP®專案管理師 國際認證培訓班

2022/04/23(每週六) 線上課程開班!

提升專案工作績效、帶領團隊衝刺, 理論與個案實務整合教學, 成為全球搶手的金三角PM人才! PMP 學員心得:想要轉職成PM,會很困難嗎?

 

免費 線上雲端讀書匯 【焦慮與創生】

【場次一】培養職場療癒力,遇見更好的自己3/17 (四) 20:00-21:00


【場次二】製造業的數位轉型攻略

3/30 (三) 20:00-21:00


免費線上直播課程互動行讀書會,以書滋養枯燥的靈魂,

豐富你的生活,共同打造屬於你的 #創新未來

機會難得!快去報名!!



以上課程均視疫情狀況調整,歡迎私訊 LINE@,或關注粉絲團最新資訊!


🔎 更多業界優質課程,歡迎洽詢:
創新未來學校|線上學習顧問 LINE@
創新未來學校|FB粉絲專頁
創新未來學校|Instagram

146 次查看