搶人、搶錢、搶資源?5 個溝通心法讓專案更成功

專案經理若能在跨部門間發揮影響力,就能大大提高專案成功的機率!



身為專案經理,你是否常身陷「手錶定律」的矛盾之中?「手錶定律」指的是,若只有一隻手錶,戴手錶的人可以精準知道時間;但是有兩隻或兩隻以上手錶的人,反而會陷入混亂之中。在管理中,若一個人同時受到兩個領導人指揮,就會無所適從。


在公司的專案中,手錶定律的現象並不新鮮,也考驗 PM 的協調能力:

  • 專案經理希望這週全力衝刺 App 上線,但是 IT 部門主管不配合。

  • 在專案執行過程中,行銷部臨時調度部門人力。

  • 跨部門溝通中,其他部門主管推卸責任。

  • 如何跟其他專案經理競爭前端人員的工時。


跨部門溝通,先搞懂矩陣型組織本質


在許多企業內,會採用「矩陣型組織」作為暫時性的專案組織,例如在 A 專案中,由產品、行銷、研發、工程等跨部門單位與跨專業領域的人員所組成一個專案小組,並由一位專案經理來負責溝通、協調及控管的工作。


優點在於團隊組成靈活,團隊成員可以同時承接多個專案,充分運用組織人力及資源,在專案交付後立即解散。但是缺點也非常明顯,因為各個跨部門單位同時身兼多個專案,對於專案經理而言,缺乏相對應的權力,導致跨部門的資源協調、溝通成本居高不下。


但是換個角度來看,若是專案經理能夠在跨部門間發揮影響力,與各部門間的主管取得共識,就能大大提高專案成功的機率!



溝通心法一:明確化目標,並傳達給每個成員


人做任何事都需要理由,而一個明確的目標,可以讓每個專案團隊成員有更強大的工作動力。


曾經有個實驗,實驗者到圖書館,請排隊影印的人幫個小忙,共有 3 種講法:

  1. 對不起,我只有 5 頁要印,可不可以讓我先印?因為我有急事。

  2. 對不起,我有 5 頁要印,可不可以讓我先印?

  3. 對不起,我有 5 頁要印,可不可以讓我先印?因為我只有幾張紙要影印。


測試的結果是:第一種講法下,94% 會同意;第二種只有 58% 同意;第三種講法有 93% 的人會同意。從中可以看出,只是加了一個「因為」,同意的機率就大幅增加。


因此,專案經理要做的,就是專案目標成為每個成員工作的理由。舉例來說:

  • 這個專案很重要,對公司發展很關鍵。

  • 若能完成這個專案,我們每個人都可以獲得一個漂亮的 credit。

  • 客戶急需我們的產品。

  • 這個專案是一個挑戰,我們要證明我們是最強的團隊。

這個目標不一定要非常遠大,或是長篇大論,關鍵在於讓每個成員都認同



溝通心法二:設定一個可以短期實現的里程碑


許多專案的工作期程長達半年、一年,過於長遠的目標會給人造成心理上的壓力。

PM 可以將長遠的目標拆解成一個個的短期里程碑,讓成員順利達到 small win,強化士氣。


溝通心法三:找出合理可執行的資源分配方案


專案的特性之一,就是資源有限,尤其是高戰力的人才。舉例來說,一個優秀的前端設計師,是專案經理們搶破頭的資源,尤其是優秀的人才,在組織中常會被扮在多個專案中扮演緊急救火的角色。


舉例來說,公司同時在進行 A、B、C 專案,因為 3 個專案經理沒有相互溝通,專案啟動第 2 天開始,同時都需要 IT 團隊中最厲害的 David 付出 10 天的工時,而且沒有其他替代人力。這時候應該如何解決?


理想的做法,是由一個專門負責專案管理的團隊,根據 3 個專案的優先次序來排序,例如David 先支援最重要的 A 專案,B 專案延期 10 天、C 專案延期 20 天。


但是在許多公司中,並沒有專責的單位全權調度人力,也往往缺乏明確的評估排序指標。最常見的做法,是由高層主管說了算,或是「會吵的孩子有糖吃」,不只讓 3 個專案團隊心生不滿,也可能讓每個專案都陷入混亂。


另一個可能的方案,是輪流讓 David 為 3 個專案貢獻 5 天的工時,最終,A 項目延期 10 天、B 專案延期 15 天、C 專案延期 15 天,3 個專案都必須延後交付時間,但是因為達到大家心中的公平標準,所以 3 個團隊都可以接受。


身為專案經理,你要追求的不只是「合理」的解決方案,也必須考慮「可行」的方案!專案必須付諸實踐,完成交付,在這個前提之下,專案經理必須務實地考量評估,想辦法調度資源而不是一味追求最合理、最標準的教科書做法。



溝通心法四:練習用心聆聽,觀察非口語訊息


溝通不只有「表達」,「聆聽」也至關重要。在溝通時,不要隨意打斷別人的話。這似乎是件常識,但是在實際溝通時,卻很難做到——你可能急著想要說服,或是不想聽到別人的拒絕,所以會一直打斷別人。練習在別人說完話之後,先暫停 1~2 秒鐘,表示你尊重對方的意見。


同時間,也別忘了觀察對方沒有說出口的話,例如他的表情、肢體動作,是開放還是拒絕?讀懂這些非口語的訊息,溝通才能更具效益。


溝通心法五:透明公開,開誠布公為上策


溝通協調會失敗的一大原因,就是不夠透明,讓成員彼此之間缺乏信任。因此,專案經理一定要努力讓資訊透明公開,除了可以增加團隊的信任感,避免因資訊落差而造成溝通失誤。在安排會議、打電話或寄信之前,你必須先想清楚以下問題:

  • 溝通的目的是什麼

  • 誰會接收到這些訊息

  • 溝通期望的結果是什麼

  • 這是最適合的溝通媒介嗎

  • 你的訊息是否容易被人理解,而且提供了所有訊息?


確保你要溝通的對象,都清楚了解目前的狀況,並有充分的管道可以取得這些資訊,就能讓每一次的溝通更為坦承,也更加真實誠明。



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