專案經理若能在跨部門間發揮影響力，就能大大提高專案成功的機率！
身為專案經理，你是否常身陷「手錶定律」的矛盾之中？「手錶定律」指的是，若只有一隻手錶，戴手錶的人可以精準知道時間；但是有兩隻或兩隻以上手錶的人，反而會陷入混亂之中。在管理中，若一個人同時受到兩個領導人指揮，就會無所適從。
在公司的專案中，手錶定律的現象並不新鮮，也考驗 PM 的協調能力：
專案經理希望這週全力衝刺 App 上線，但是 IT 部門主管不配合。
在專案執行過程中，行銷部臨時調度部門人力。
跨部門溝通中，其他部門主管推卸責任。
如何跟其他專案經理競爭前端人員的工時。
跨部門溝通，先搞懂矩陣型組織本質
在許多企業內，會採用「矩陣型組織」作為暫時性的專案組織，例如在 A 專案中，由產品、行銷、研發、工程等跨部門單位與跨專業領域的人員所組成一個專案小組，並由一位專案經理來負責溝通、協調及控管的工作。
優點在於團隊組成靈活，團隊成員可以同時承接多個專案，充分運用組織人力及資源，在專案交付後立即解散。但是缺點也非常明顯，因為各個跨部門單位同時身兼多個專案，對於專案經理而言，缺乏相對應的權力，導致跨部門的資源協調、溝通成本居高不下。
但是換個角度來看，若是專案經理能夠在跨部門間發揮影響力，與各部門間的主管取得共識，就能大大提高專案成功的機率！
溝通心法一：明確化目標，並傳達給每個成員
人做任何事都需要理由，而一個明確的目標，可以讓每個專案團隊成員有更強大的工作動力。
曾經有個實驗，實驗者到圖書館，請排隊影印的人幫個小忙，共有 3 種講法：
對不起，我只有 5 頁要印，可不可以讓我先印？因為我有急事。
對不起，我有 5 頁要印，可不可以讓我先印？
對不起，我有 5 頁要印，可不可以讓我先印？因為我只有幾張紙要影印。
測試的結果是：第一種講法下，94% 會同意；第二種只有 58% 同意；第三種講法有 93% 的人會同意。從中可以看出，只是加了一個「因為」，同意的機率就大幅增加。
因此，專案經理要做的，就是讓專案目標成為每個成員工作的理由。舉例來說：
這個專案很重要，對公司發展很關鍵。
若能完成這個專案，我們每個人都可以獲得一個漂亮的 credit。
客戶急需我們的產品。
這個專案是一個挑戰，我們要證明我們是最強的團隊。
這個目標不一定要非常遠大，或是長篇大論，關鍵在於讓每個成員都認同。
溝通心法二：設定一個可以短期實現的里程碑
許多專案的工作期程長達半年、一年，過於長遠的目標會給人造成心理上的壓力。
PM 可以將長遠的目標拆解成一個個的短期里程碑，讓成員順利達到 small win，強化士氣。
溝通心法三：找出合理可執行的資源分配方案
專案的特性之一，就是資源有限，尤其是高戰力的人才。舉例來說，一個優秀的前端設計師，是專案經理們搶破頭的資源，尤其是優秀的人才，在組織中常會被扮在多個專案中扮演緊急救火的角色。
舉例來說，公司同時在進行 A、B、C 專案，因為 3 個專案經理沒有相互溝通，專案啟動第 2 天開始，同時都需要 IT 團隊中最厲害的 David 付出 10 天的工時，而且沒有其他替代人力。這時候應該如何解決？
理想的做法，是由一個專門負責專案管理的團隊，根據 3 個專案的優先次序來排序，例如David 先支援最重要的 A 專案，B 專案延期 10 天、C 專案延期 20 天。
但是在許多公司中，並沒有專責的單位全權調度人力，也往往缺乏明確的評估排序指標。最常見的做法，是由高層主管說了算，或是「會吵的孩子有糖吃」，不只讓 3 個專案團隊心生不滿，也可能讓每個專案都陷入混亂。
另一個可能的方案，是輪流讓 David 為 3 個專案貢獻 5 天的工時，最終，A 項目延期 10 天、B 專案延期 15 天、C 專案延期 15 天，3 個專案都必須延後交付時間，但是因為達到大家心中的公平標準，所以 3 個團隊都可以接受。
身為專案經理，你要追求的不只是「合理」的解決方案，也必須考慮「可行」的方案！專案必須付諸實踐，完成交付，在這個前提之下，專案經理必須務實地考量評估，想辦法調度資源，而不是一味追求最合理、最標準的教科書做法。
溝通心法四：練習用心聆聽，觀察非口語訊息
溝通不只有「表達」，「聆聽」也至關重要。在溝通時，不要隨意打斷別人的話。這似乎是件常識，但是在實際溝通時，卻很難做到——你可能急著想要說服，或是不想聽到別人的拒絕，所以會一直打斷別人。練習在別人說完話之後，先暫停 1~2 秒鐘，表示你尊重對方的意見。
同時間，也別忘了觀察對方沒有說出口的話，例如他的表情、肢體動作，是開放還是拒絕？讀懂這些非口語的訊息，溝通才能更具效益。
溝通心法五：透明公開，開誠布公為上策
溝通協調會失敗的一大原因，就是不夠透明，讓成員彼此之間缺乏信任。因此，專案經理一定要努力讓資訊透明公開，除了可以增加團隊的信任感，也避免因資訊落差而造成溝通失誤。在安排會議、打電話或寄信之前，你必須先想清楚以下問題：
溝通的目的是什麼
誰會接收到這些訊息
溝通期望的結果是什麼
這是最適合的溝通媒介嗎
你的訊息是否容易被人理解，而且提供了所有訊息？
確保你要溝通的對象，都清楚了解目前的狀況，並有充分的管道可以取得這些資訊，就能讓每一次的溝通更為坦承，也更加真實誠明。
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