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5個技巧,寫出高效一頁式專案報告!


身為專案經理,最重要的工作之一就是「追蹤並隨時回報專案現況」,但是每次向老闆、客戶及專案團隊報告進度時,總是花很多時間整合資料、又擔心自己漏掉了某些重要訊息?若是將專案所有資料鉅細靡遺呈現,卻又過於繁雜,無法讓對方一目瞭然、看出重點?


善用「一頁式的專案狀態報告」,便能解決這個難題!


什麼是專案狀態報告?


專案狀態報告(Project Status Report)其實是一種溝通工具,透過定期呈現的報告,幫助老闆、客戶、團隊以及其他利害關係人了解目前的進度,並監控成本、風險、時間及任務的狀態,所有人都能一眼看見哪些任務目前落後或是超前、有哪些議題需要討論。此外,若是需要爭取人力或資源,也能透過一頁式的報告具體呈現相關的資訊。


一般而言,專案狀態報告不需要長篇大論,但至少需要包含以下要素:

  • 已經完成的工作

  • 接下來的計劃

  • 專案預算和進度匯整

  • 行動專案清單

  • 任何問題和風險,以及正在採取的改善措施


5 個技巧,寫出高效專案狀態報告


技巧 1: 以受眾為中心進行寫作

在撰寫之前,先想想:誰會閱讀你的報告?他們是否熟悉產業的專有名詞或縮寫?請記住,這份報告的主要目的在於團隊溝通與建立共識,因此,請摒棄只有特定人才懂的術語與技術細節,儘量用通俗易懂的方式呈現,才能幫助聽眾了解專案的重點。


技巧 2:用數據支持你的報告論點

若你希望自己的報告看起來專業又可信,可以多加使用相關、準確及最新的數據作為支持,但是不要直接呈現一堆複雜的數字,可以使用表格、圖表或圖形,幫助你的聽眾快速掌握複雜的數據。


此外,若你需要報告產業變化與動態,幫助客戶或團隊了解現在方案的風險,必須儘快提出新的調整做法,盡量使用可靠且知名的調查機構的報告數據,並在圖表中註明來源,才能增加說服力。


技巧 3:設計簡明且一致的格式

狀態報告通常會在固定頻率的會議中呈現,建立簡明且一致性的格式,在固定的結構中呈現特定資訊,可以幫助聽眾快速找到他們需要的資訊。你可以自行設計,也可以參考網路上的模板,重點在於提高報告撰寫的效率及幫助受眾理解。


技巧 4:區分事實和觀點

在狀態報告中,專案經理必須區分事實與觀點。事實即專案的實際狀態,是客觀的數據與成效;但是若需要提出你的建議或觀點,最好特別標註出來,或是在一個獨立的段落呈現。


技巧 5:在結論提出你的行動號召

最後,在專案進度報告的結論部分,與聽眾進行討論。因為在聆聽過程中,每個成員都可能會出現自己的意見,與團隊討論分享對於專案的執行與共識建立很有幫助。


此外,若你希望與會的專案利害關係人採取某個行動,也必須讓他們知道:

  • 需要做什麼?

  • 什麼時候應該完成?

  • 應該由誰採取行動?


現在就開始建立你的專案狀態報告吧!你也可以參考儲存、下載這份格式,再調整成最適合你的格式,讓專案溝通更順暢!

圖表來源:Smartsheet.com. Image source: Author


 

資料來源:

 

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