預算是確定專案是否成功的重要指標之一，但是在專案執行時，卻很容易因為各種變動、風險而出現超支的情況。從老闆的角度來看，超支可能意味著專案團隊在事前的評估、執行的效率或是追蹤管理出現了問題。
要如何避免專案預算超支的情況？你可以按照以下 6 個步驟進行：
Step 1：參考歷史數據
您的專案可能不是一個前所未有的全新專案，若你不知道設定多少的預算才算合理，你可以先回顧類似的專案和他們的預算，這是一個很好的參考基準點。
Step 2：參考過往的經驗與教訓
參考歷史數據，並不是要照單全收，專案經理可以從過往的成功和錯誤中汲取教訓；過去的專案提供了一條清晰的路徑，可以幫助我們更精確預估。我們甚至可以進一步去了解在過去的專案中，如何應對變化並控制預算。
Step 3：不要吝於開口請教專家
建立專案預算的另一個資源，是請教組織或團隊中有相關經驗和知識的人——無論是你的教練、其他專案經理還是該領域的專家，幫你避開未來可能會踩到的坑。
Step 4：確保你的數字準確性
當你列出專案的執行預算之後，不要太快放鬆！在專案執行之前，你必須確保每個項目的數據都是正確的——想想看，若你在專案執行中才發現有錯估金額的情形，是不是得花更多時間及精力去處理？大方地求助其他專案來幫你做最終確認，減少犯錯的機率。
Step 5：管理專案基準線
你的專案預算在專案開始後，衡量專案進度的基準（Baseline）之一。但是在執行過程中，的確可能會產生許多未預期的變化，若你需要變更基準，必須取得專案中的利害關係人同意後，再重新設定基準。
Step 6：實時更新並分享最新資訊
人人都討厭變化，但若是愈早讓團隊知道，其實最能幫助團隊應變。若你的專案管理表單皆分享在雲端，那你應該實時更新，並寄發通知給利害關係人。
每個專案都是獨特且複雜的，數字、預算的規劃與執行，對專案經理而言是一大挑戰。想要避免專案拖延、變更或是大幅超支，你必須牢記以下 5 個提醒：
提醒 1：了解利害關係人的真實需求和期待
不論是老闆或客戶，這些專案的重要利害關係人到底想要什麼？這並不是一個很簡單的答案，很多時候他們的需求可能並不明確，或是在專案進行到一半時，才突然變更需求，這是專案會延遲或超支的原因之一。
專案經理若能花更多的時間，精準識別、記錄、規劃利害關係人的期望、可交付的成果，並將這些資訊都傳達給相關各方，如此一來，你的預算規劃才會更加精準，減少變動的風險。
提醒 2：保持警戒，識別變化的情況
當估算成本時，專案經理必須務實一點，為不可預見的變化保留一定的空間彈性。當情況發生變化時，請確保你可以從所有的利害關係人身上獲得建議；更重要的是，建立突發事件的應變流程。
正如大多數公司在疫情期間，出現了像是商品短缺、營運中斷、人力短缺等無法控制的因素，專案經理必須確保當意外發生時，廠商能夠兌現承諾，並準備備用計劃。
提醒 3：與利害關係人保持暢通溝通
一旦你意識到專案的預算可能必須調整，最重要的是讓專案相關成員理解發生了什麼事、專案成果是否會受影響，以及我們接下來要怎麼做。如果無法維持原本的預算，大家應該都要知道超支的根本原因，若是需要變更專案的範疇與時程，也需要經過討論，確定專案接下來如何推進，或是需要中止專案。
提醒4：制定相關的 KPI，才能追蹤管理
如果不建立 KPI，就很難有效地管理專案預算，當見的 KPI 包含：
實際成本 (AC)：顯示我們迄今在專案上花了多少錢。
成本差異 (CV)：可展現我們估計的專案成本是高於還是低於設定的基準。
實獲值 (EV)：也稱為已完成工作之預算成本 (BCWP)。對於已完成的工作，它為專案所獲得的價值。
計劃價值 (PV)：也就是計劃工作的預算成本 (BCWS)，是截至報告日期，專案活動的估計成本。
投資報酬率 (ROI)：顯示專案的獲利能力，以及收益是否超過成本。
提醒 5：確保時時追蹤及管理
沒有預算管理的專案，很容易導致失敗，因此，制定預算追蹤及管理流程非常重要，超支 10% 的修正，一定比 50% 更容易！
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