專案超支怎麼辦?6 步驟、5 提醒做好預算管理!


預算是確定專案是否成功的重要指標之一,但是在專案執行時,卻很容易因為各種變動、風險而出現超支的情況。從老闆的角度來看,超支可能意味著專案團隊在事前的評估、執行的效率或是追蹤管理出現了問題。


要如何避免專案預算超支的情況?你可以按照以下 6 個步驟進行:


Step 1:參考歷史數據

您的專案可能不是一個前所未有的全新專案,若你不知道設定多少的預算才算合理,你可以先回顧類似的專案和他們的預算,這是一個很好的參考基準點。


Step 2:參考過往的經驗與教訓

參考歷史數據,並不是要照單全收,專案經理可以從過往的成功和錯誤中汲取教訓;過去的專案提供了一條清晰的路徑,可以幫助我們更精確預估。我們甚至可以進一步去了解在過去的專案中,如何應對變化並控制預算。



Step 3:不要吝於開口請教專家

建立專案預算的另一個資源,是請教組織或團隊中有相關經驗和知識的人——無論是你的教練、其他專案經理還是該領域的專家,幫你避開未來可能會踩到的坑。


Step 4:確保你的數字準確性

當你列出專案的執行預算之後,不要太快放鬆!在專案執行之前,你必須確保每個項目的數據都是正確的——想想看,若你在專案執行中才發現有錯估金額的情形,是不是得花更多時間及精力去處理?大方地求助其他專案來幫你做最終確認,減少犯錯的機率。


Step 5:管理專案基準線

你的專案預算在專案開始後,衡量專案進度的基準(Baseline)之一。但是在執行過程中,的確可能會產生許多未預期的變化,若你需要變更基準,必須取得專案中的利害關係人同意後,再重新設定基準。


Step 6:實時更新並分享最新資訊

人人都討厭變化,但若是愈早讓團隊知道,其實最能幫助團隊應變。若你的專案管理表單皆分享在雲端,那你應該實時更新,並寄發通知給利害關係人。


每個專案都是獨特且複雜的,數字、預算的規劃與執行,對專案經理而言是一大挑戰。想要避免專案拖延、變更或是大幅超支,你必須牢記以下 5 個提醒:


提醒 1:了解利害關係人的真實需求和期待

不論是老闆或客戶,這些專案的重要利害關係人到底想要什麼?這並不是一個很簡單的答案,很多時候他們的需求可能並不明確,或是在專案進行到一半時,才突然變更需求,這是專案會延遲或超支的原因之一。


專案經理若能花更多的時間,精準識別、記錄、規劃利害關係人的期望、可交付的成果,並將這些資訊都傳達給相關各方,如此一來,你的預算規劃才會更加精準,減少變動的風險。


提醒 2:保持警戒,識別變化的情況

當估算成本時,專案經理必須務實一點,為不可預見的變化保留一定的空間彈性。當情況發生變化時,請確保你可以從所有的利害關係人身上獲得建議;更重要的是,建立突發事件的應變流程。


正如大多數公司在疫情期間,出現了像是商品短缺、營運中斷、人力短缺等無法控制的因素,專案經理必須確保當意外發生時,廠商能夠兌現承諾,並準備備用計劃。



提醒 3:與利害關係人保持暢通溝通

一旦你意識到專案的預算可能必須調整,最重要的是讓專案相關成員理解發生了什麼事、專案成果是否會受影響,以及我們接下來要怎麼做。如果無法維持原本的預算,大家應該都要知道超支的根本原因,若是需要變更專案的範疇與時程,也需要經過討論,確定專案接下來如何推進,或是需要中止專案。


提醒4:制定相關的 KPI,才能追蹤管理

如果不建立 KPI,就很難有效地管理專案預算,當見的 KPI 包含:

  • 實際成本 (AC):顯示我們迄今在專案上花了多少錢。

  • 成本差異 (CV):可展現我們估計的專案成本是高於還是低於設定的基準。

  • 實獲值 (EV):也稱為已完成工作之預算成本 (BCWP)。對於已完成的工作,它為專案所獲得的價值。

  • 計劃價值 (PV):也就是計劃工作的預算成本 (BCWS),是截至報告日期,專案活動的估計成本。

  • 投資報酬率 (ROI):顯示專案的獲利能力,以及收益是否超過成本。


提醒 5:確保時時追蹤及管理

沒有預算管理的專案,很容易導致失敗,因此,制定預算追蹤及管理流程非常重要,超支 10% 的修正,一定比 50% 更容易!


 

資料來源:

 

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