會議、面談、腦力激盪都能用!高效工作必學5種筆記術



你也有類似的經驗嗎?當老闆突然問你:「上次會議最終達成的結論是什麼」,你腦中只有空白一片,怎樣都想不起來?或者是你明明記得曾經想到一個超棒的解決方案,卻只能一直懊悔:「要是我有把它寫下來就好了」。


做筆記不只是為了考試,想要在職場中更加高效,你一定要學會做筆記的正確方法!以下將逐一為你解析,為什麼養成做筆記的習慣如此重要?在不同的職場情境中,如何選擇最合適的筆記技巧!

為什麼需要做筆記?

「把這個寫下來,期末考會考」,離開校園之後,你就很難聽到這句話了,許多人在進入職場之後,就覺得再也沒有需要做筆記了。


的確,不做筆記不會讓人丟掉工作,但卻可能在一些微小之處損害你的職涯,舉例來說,你可能會一直發信給同事,只為了詢問前幾天會議的結論,這樣不只可能留給別人壞印象,也非常浪費時間。


養成做筆記的好習慣,不只能夠提升自己的記憶力及整理思緒,也表達自己正在「積極傾聽」,並且認為對方傳達的訊息非常重要。此外,做筆記也能幫助你更加高效——透過檢視你的筆記,可以促進大腦思考,將零碎、斷裂的資訊整合起來,建立新的連結,最終形成你獨有的洞見與觀點。


現在坊間有許多筆記教學法,但你知道嗎——其實在不同的場景中,選對做筆記的工具,可以達到事半功伴的效果!


技巧1:團隊會議首重資訊透明與分享


會議紀錄的重點,在於讓所有相關人員都能清楚理解會議中達成的結論、後續的追蹤事項、分工,以及檢核點,不論你使用哪種工具,你的會議筆記都應該涵蓋以下資訊:

  • 事實:(例如:Jenna是這個項目的創意負責人)

  • 問題:(例如:有太多工作要在截止日期前完成。)

  • 決定:(例如:我們必須將專案拆解成更小、更易於管理的模塊 。)

  • 行動計劃:(例如:專案經理和設計負責人將確定如何拆解專案,然後專案經理將安排會議討論如何分配該工作。)

  • 問題和答案:記下團隊成員在會議期間提出的問題以及給出的答案。


除了一般制式的會議紀錄格式,你也可以使用更容易與團隊共享的工具,例如 Google Docs 或 Evernote,或者是試著將你的筆記整理成「任務」或是「待辦事項列表」。


技巧2:一對一面談時的筆記眉角


有時你會需要與主管進行一對一的面談,或是在更輕鬆的咖啡會議中進行績效評估,在這種較為小空間、緊密的環境中,拿出筆記型電腦或是手機做筆記,可能會阻礙彼此的眼神交流與互動,甚至給人一種「你有在聽我說話嗎?」的不良感受。


前 Google 員工 Tomasz Tunguz 分享,當他在 Google 工作時,他已習慣隨時帶著筆電做會議紀錄,但是當他轉換到風險投資公司 Redpoint 工作後,他發現很少人會帶著筆電去開會,更別提邊開會邊使用電腦,「即使你正認真地輸入會議重點,但是別人可能只會覺得你正在寫一封電子郵件。」


因此,準備一本小巧、便於攜帶的筆記本吧!方便你捕捉聽到的訊息,但是不用執著於要寫下每個細節,只在一對一、小型的面談會議中,保持彼此的互動與交流才是最優先的任務;你也可以先寫下一些關鍵詞,待會議結束之後,再重新使用電腦記下更詳細的筆記。


技巧3:腦力激盪時善用心智圖


當你的團隊在進行腦力激盪時,因為許多創新與發想可能非常跳躍、片段,你需要的是能夠快速記錄大量訊息的工具,並能夠整合文字、草圖、照片或其他元素的工具——大張白紙、白板,若是希望方便留存分享,也可考慮使用心智圖。


你可以在頁面中間畫出一個主要框架,再依據不同的主題開展分枝(子主題),在每個子主題中,都可以再額外延伸出不同的清單及相關資料;這樣的好處是你可以自由組合、劃分主題,而不是鉅細靡遺地將每個細節條列記錄下來。


技巧4:面談、採訪時劃分筆記區域


當你需要面試新人、幫部屬進行績效面談,或者是需要做用戶訪談時,不妨參考專業記者 MT Wroblewski 的做法——將你的筆記本劃分成兩個區域,其中一個比較大的區域用來記下對方的回答


在另一個較小的區塊中,寫下你的觀察和印象,例如:「他談到活動規劃時似乎充滿熱情」,或是「他想要避免與人眼神接觸,看起來很緊張」,這些訊息都可以幫助你的決策品質。



技巧5:學習、進修必學康乃爾筆記


若是你記筆記的目的是為了進修或學習,例如教育訓練、研討論或是專業交流會,選對筆記的工具,可以提升學習成效。


首先,建議你選擇紙筆來記錄,根據加州大學洛杉磯分校的一項研究,當你使用電腦來做筆記(假設你非常專心,沒有同時瀏覽社群網站或電子信箱),但是大腦的資訊處理與記憶成果,仍然比不上用手寫筆記。


此外,你可以試試「康乃爾筆記術」——將筆記頁面劃分成「一大兩小」3個區塊。一大,指的是右邊的「筆記欄」;兩小,分別是左邊的「提示欄」(記錄關鍵點或是評論)和下方的「摘要欄」。


這樣做的好處是可以讓你一開始就建立訊息組織的清楚節構,事後回顧時,也可以一眼就看出學習的內容,以及你消化整理後的摘要,不只更容易記憶,當你回到辦公室之後,也更方便與同事分享這些知識。


 

資料來源:

mind master

cooper

 

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