開會總是沒效率?讓主管愛上你的10個高效會議技巧

已更新:6月20日

「會議太多了,好浪費時間!」你心中也有類似的吶喊嗎?


早上踏進辦公室就開始陷入會議接龍,一天連開 4 個會,卻沒有達成任何結論?根據最新統計,大多數員工每天平均要開兩場會議,但是 50% 都在浪費時間;高達 92% 的與會者會邊開會邊處理其他工作任務。若你是中階主管,花在會議中的時間是 35%;高階主管的會議時間則是更為驚人的 50%!


若你想要做好時間管理,提升工作效率,從會議管理著手,絕對是最事半功倍的方法!從會議規劃、開會流程引導及會後跟進,你可以掌握以下 10 個技巧:


◎會議規劃階段

關鍵心法 1:確認你的會議目標,才不會白費功夫

為什麼很多會議讓人覺得根本沒必要開?沒錯,其實很多會議根本缺乏明確的目的,所以大家花了時間卻沒有得出結論。在召開會議前,先問問自己目的是什麼:

  • 我們必須做一個決定嗎?

  • 我們想要交換這見、激盪想法嗎?

  • 我們需要的是跨部門溝通嗎?

  • 我們是為了制訂一個提案計劃嗎?


最終,你應該得到一個明確的句子:「在會議結束時,我希望我們可以針對這次的專案達成共識,立即展開」,或是「開完這次的會,我希望可以幫助主管判斷新的店面應該開在哪裡。」


關鍵心法 2:正確設定議程,讓會議準時結束

開會必須先準備議程,但是大部分的議程是只列出報告順序而已,其實一份完整的議程應該包含以下元素:

  • 優先事項:絕對必須涵蓋哪些內容?

  • 預期結果:我們需要在會議上達到什麼目標?

  • 參與者:誰需要參加會議才能成功?

  • 順序:會議將按什麼順序進行?

  • 時間:每個主題將花費多少時間?

  • 日期和地點:會議何時、何地舉行?


關鍵心法 3:邀請對的人與會,並分配任務

與會的人不發言、不參與,是浪費時間的重要原因之一。許多公司都有一個壞習慣,就是在會議邀請時,喜歡一口氣邀請很多人,即使他們其實沒有必要參加。最好的解方,就是確保每一個與會者都有必要出席,問問自己:

  • 為了實現會議 的目的,誰需要參加?

  • 實現目標,需要誰的投入、支持、知識或專長?

  • 有誰是可以不用參加的?


然後,確保只邀請必要的人參加,並如果可能,盡量限制會議人數,最好不要超過 10 人,否則會議很難有效率。若開會人數太多,則必須分組、分主題討論。


此外,也別忘了事先指定會議記錄者,確保會有人詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節。


關鍵心法 4:預先準備會議資料,督促與會者事先閱讀

很多時候,與會者往往是會議開始之後,才開始閱讀資料,非常浪費時間。會議規劃者應該事先準備開會資料,分派給與會者,並請大家預先閱讀,確保每個人都清楚知道會議討論的事項、自己的角色。


◎會議進行階段

關鍵心法 5:有力開場破冰,帶動討論氣氛

會議主席應該準備一個 1 分鐘左右的有力開場,簡明扼要地說明會議的目的及規則。跳過這一個關鍵部分,很容易讓與會者開了很久的會,都還是搞不清楚自己為何會坐在這裡,或是隨意提出不相干的討論主題。


重申會議目標後,主席也需要花點時間激勵房間裡的人參與,簡單說明與會者的任務,讓大家知道自己可以貢獻什麼專業知識來實現目標。


關鍵心法 6:制定會議規則

很多會議要嘛就是沒人發言,要嘛就是大家爭先恐後只想說自己想表達的事情,或者是人人都盯著眼前的電腦,缺乏參與。制定會議規則,引導大家用正確的方式溝通和討論,可以解決很多問題。一些通用的基本規則包括:

  • 準時開始與結束:開會最忌不準時開始,不準時結束,兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本,同時延誤相關人等後續時程。明訂會議開始時間,遲到超過 10分鐘不得進場,嚴格制行,讓開會準時變成部門習慣。

  • 做好時間控管:將議程寫在白板上,嚴格按照時間表開會,如果議題討論即將超時又尚未達成決議,主席必須動用表決或親自決議。假如討論時發現該議題的確牽涉複雜,眼前沒有足夠資訊可供做出正確判斷,或不同部門需要再回去討論,則可暫時擱置,訂定下次開會時間之後,進入下一議題討論

  • 管理專注力:規範大家在會議中使用電子產品的方式,例如請大家先集中放置手機與電腦,確保大家的注意力集中,加速討論速度。


關鍵心法 7:鼓勵發言

每個與會者都必須參與討論與發言,為會議做出貢獻,不能只有人在而心不在。但是在會議中,往往只有幾個人願意或較擅長表達自己的想法。主席必須適時地請內向者發言,或是營造有利於討論的心理安全感。


關鍵心法 8:一定要做出結論,並總結要點

會議進行到最後,一定要得出一個明確、可跟進的結論,並指定負責及協辦人,訂出完成任務日期及進度檢查點(Check Points),將這些內容都詳實記錄下來,明文規範。


除此之外,主席也應該在會議結束前進行總結,再次確認所有的行動計畫及時間點,並讓所有的與會者都同意這些內容,這是一種心理學技巧,也就是所謂的「同儕壓力」與「公開承諾」——如果每個人都聽到並同意,他們必須在下週一之前完成某件事,那麼大家會更有內在動力去完成,不見得需要仰賴外部的監督與控制。



◎會議結束後的跟進階段

關鍵心法 9:24 小時內發出會議紀錄

確保會議結束之後,24 小時之內必須將紀錄寄給大家,不只可以幫助每個與會者再度確認會議結果,以免有的人因認知不同而產生誤解;白紙黑字記錄下來,也更有利後續追蹤管理進度。每個每個行動項目都必須包含 3 件事:

  • 明確的可交付成果

  • 負責人/當責者

  • 截止日期/檢核點


關鍵心法 10:確實跟進,才不會一直重複開會

跟進的藝術是一種重要的職業習慣,在會議中也很重要。雖然在會議中,每個後續行動都有負責人,但是會議主席也必須透過電子郵件、電話或其他形式,提醒大家落實。根據許多主管的經驗,在會議結束後的幾天或幾週後安排一次追蹤會議會很有幫助,不只可以督促大家,也有助於減少重複、無效的會議。



 

資料來源:

 

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