Google也在用的管理法則!4 個心法完美執行專案

發揮你的影響力,凝聚團隊高戰力!


你是否想過,專案涉及的人跟任務這麼多,若專案每個成員都能清楚理解目標,做好自己的工作,不需要那麼多的會議或管理流程,是否會讓專案更具效益?


管理無用?完美管理者 8 大特質


取消經理人階層,聽起來似乎是天方夜潭,偏偏 Google2002 年真的做過一個實驗,Google 創辦人 Larry Page 和 Sergey Brin 假設:Google 不需經理人,若能讓工程師把大部分的時間花在設計和除錯上,而不是和上司溝通,或是監督其他人的工作進度,似乎可以讓大家都專注在明確的專案任務上。


結果呢?這個實驗完全失敗,兩位創辦人很快就發現,隨著組織與任務愈來愈複雜,缺乏管理,團隊很快就會失去方向感、缺乏溝通、難以排定專案優先順序……。但是這次的失敗,促使 Google 展開「氧氣計畫」(Project Oxygen),結果他們發現,完美的領導者都具備下列特質:


1. 他們是好教練:

斟酌正負兩面取得平衡,提供具體而有建設性的意見。定期與同仁安排一對一面談,針對員工的強項提出解決問題的方案。


2. 授權給團隊, 減少微觀管理:

給員工適度的自由,但仍會隨時提供建議;同時善用「延展性任務」幫助員工接下新的任務,從做中學。


3. 在乎團隊成員:

他們會想了解員工在工作以外的生活,把他們當作朋友。讓新員工感受到熱情,幫助他們盡快適應工作環境的轉換,並關心員工的生活是否幸福 。


4. 富有生產力,以結果為導向:

聚焦於員工希望團隊取得怎樣的成績,和他們要怎麼做才能達成這個目標。幫助團隊安排好工作的優先項目,善用階級倫理排除障礙。


5. 善於溝通:

他們會傾聽團隊的建議,鼓勵員工暢所欲言,建立雙向的連結;幫助團隊成員了解自己的目標、角色和責任,而不只是交辦工作。


6. 協助員工實現職涯發展:

好的領導者將團隊置於自己的羽翼之下,提供職業建議和支持。


7. 對團隊有明確的願景與策略:

即便遇到紛擾騷動,也會幫助團隊專心在目標和戰略;讓員工參與、制定團隊的願景、修正,和計畫進行。


8. 具備專業技術能力:

他們不只是光說不練,更能在必要時與員工並肩奮戰。了解工作中的具體挑戰。


你可能會覺得,好主管的 8 大特質,和 PM 有什麼關係?資深專案經理 Dmitriy Nizhebetskiy 歸納出我們可以從 Google 學習,幫助自己掌握專案成效的 4 大心法,進而運用在每日的工作之中。


心法一:成為專案成員職涯發展的助力

「如果你想贏得一個人的好感,就幫助他建立事業。」Nizhebetskiy 建議,身為專案經理,你也可以採取以下步驟:


Step 1:幫助團隊成員辨識自己的目標:

這很簡單。你需要問你的團隊成員,他們想從工作中得到什麼。如果你聽到「更多的錢」——沒關係。在某些時候,這是最重要的工作動力;然而金錢的激勵力量也會逐漸減弱。因此,你可以欣賞接受他們目前認為最有價值的目標,考量到人們的目標會產生變化,建議每 3~4 個月重新確認一下他們的目標,並適時引導他們持續設立更高的目標。


Step 2:使目標與機會保持一致:

你理解了這個人的願望和目標,接著可以去思考,這是可以在當前組織中實現的目標嗎?例如,他想要升遷成為部門小主管,但是這個條件門檻較高,他的能力足以達標嗎?你能幫助他達成這個目標嗎?主管會同意嗎?若目標過於不切實際,最好盡早調整。關鍵在於確保你能夠成為他的助力,幫助他更成就更大的舞台。


Step 3:協助他制定可衡量的行動計劃:

接下來,你可以設計一個發展計劃。包含成員應該學習或掌握什麼能力?如何評估跟追蹤?


心法二:真誠關懷每個人的狀態

在公司工作,公私分明是必要的,但是好的 PM 也會適時給予團隊成員情感上的關懷,了解他們的狀態,例如家庭出現問題、健康亮紅燈的成員,可能都會影響專案。但要如何拿捏分寸?你可以練習 3 種能力,才能掌握激勵、建設性回饋和關懷的技巧。

  • 同理心:能夠感受另一個人的情緒狀態,了解情況的能力。但是不要濫用同理心,否則會讓自己陷入筋疲力盡的窘境。

  • 同情心:在需要時,能夠在情感上幫助某人的能力和意願。同情心能夠幫助你們建立緊密的連結。

  • 好奇心:真誠地對每個成員感到好奇,出自真心地互動。偽造太多他們會感覺到的。

心法三:用小事建立影響力

你可能為了激勵專案團隊花了很多功夫,設計獎勵制度、舉行團隊建立營隊,但是最終真正奏效的,可能卻是一包對方喜歡的咖啡豆,或是一盆充滿綠意的植物,用小事建立自己的影響力,表現出持續的關注和關懷。


試著問問你的團隊成員,什麼事情會讓他們更快樂?如果它是具體、可衡量的和有形的,試著去幫他們完成;或是什麼會讓他們很沮喪?若你有辦法解決這個問題,試著去修復它。除此之外,你還可以搭配以下的方案:

  • 為發展計畫選擇一個學習主題

  • 為自己及團隊設定當天的工作重點

  • 選擇最關鍵的可交付成果


心法四:加入或創立專案經理社群

作為專案經理,你可以幫助團隊成員,但也不要忽略自己的成長。試著創立或加入一群志同道合的 PM,與他們分享經驗、知識和你的發現;與了解你的問題和挑戰的人交談。以下 3 種做法都可以嘗試:

  • 創立學習小組:定期由一位專案經理規劃講座、讀書會或演講,讓你們彼此可以分享經驗、案例和擔憂,持續系統化學習,並從實戰中動態調整修正。

  • 每週與 PM 們共進午餐:在輕鬆的氛圍下分享公司最新消息,深化彼此的關係。

  • 參加 PM 會議:如果你沒有機會在公司內部組織社群,也可以選擇參加不同的專案聚會,與外部專家建立聯繫。


 

參考資料:

 

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