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總是跟工程師雞同鴨講?與工程師高效溝通的4個心法



「工程師的態度常常很差,每個需求都被打槍」、「明明只是一個簡單的更新功能,真不知道為什麼需要5個工作天」、「在溝通專案需求時,我都聽不懂工程師的術語,到底該怎麼溝通」?


身為專案經理,你是否常因為跨部門溝通的不順利而感到苦惱?尤其是涉及專業領域知識的專案,PM常因聽不懂工程人員的專業行話或技術細節,導致彼此無法對話,甚至影響專案的時程與品質,該如何改善呢?



4大地雷,一秒惹怒工程師

PM和工程師之間的愛恨情仇,可能花個三天三夜都說不完。而彼此理解,是有效溝通的第一步,我們可以先自我檢視,是否在無意間踩到工程師的地雷呢?


地雷1:用焦慮訊息轟炸團隊

有時候,當PM因為壓力太大時,可能會用海量的電子郵件或聊天訊息來轟炸團隊,希望藉由微觀管理來掌握進度。但是對於接收訊息的工程師而言,這些訊息除了令人感到焦慮,其實沒有太多幫助,而且還需要一直回覆,佔用工作時間。


地雷2:覺得自己什麼都懂

有些經驗或技術知識豐富的PM,覺得自己懂得比工程師更多,不論工程師提出什麼建議或解方,都可能會被駁回。這種做法,會令工程師覺得自己的專業不被尊重,甚至可能會生出更多負面情緒。


地雷3:進度要求不夠合理

PM的重要任務,就是控管時間進度,讓專案如期、如質完成——前提是,這些時間與進度必須合乎現實。不論是看起來多簡單的需求或功能,都很難在隔天立刻完成,若PM沒有事先取得開發團隊的共識,就直接壓下死線,很容易引發反彈。


地雷4:每個需求都很重要

專案的資源是有限的,工程師的時間也是。PM的核心技能之一,便是要能夠畫出產品地圖,並將任務排序,確保團隊成員先做最重要的事。若目前有10個需求,要求開發團隊全部接下來,或是動不動插件,只會讓工程師覺得你在找麻煩。


想要與工程師團隊合作愉快,你需要4個溝通技巧!



溝通心法1:了解你的溝通對象

在溝通之前,你需要知道你正在與誰談話,以及他們需要你提供什麼。工程師通常會對於訊息背後的技術細節、邏輯和數據更感興趣,而PM可能更關注訊息的整體情況、價值和影響。


舉例而言,若你想跟工程師確認:「這個技術做得到嗎?」但工程師心中的OS可能會是:「技術上當然做得到啊,問題是我們有多少時間?」


作為修正,PM應該在提出需求時,先清楚地定義需求、目的、以及預計完成的時間,將條件設定得更清楚,再與工程師一同討論實際如何執行。


有時,看似一個簡單的功能或需求,PM心中可能會覺得:「這個應該很快吧?」、「明天做得出來嗎?」但是工程師真正的工作流程,其實包含:

  1. 釐清問題和需求

  2. 找出問題背後的真正需求

  3. 設計解決問題的策略

  4. 建立模型

  5. 測試

  6. 確保系統以正常的方式運作


溝通技巧2:提出問題前,先做好功課

PM不一定要懂得技術,也能夠做好工作,但至少要能理解工程師到底在說些什麼


與工程師溝通的常見挑戰之一,是開發人員可能會使用很多縮寫、行話,或是超出你的知識範圍的專有名詞。不要害怕,市面上有非常多免費或付費的培訓資源,只要願意學習基礎的內容,就能大大提升溝通效率,甚至是能在面對客戶時,先幫客戶做好期待管理。


舉例而言,若你的專案內容是與APP設計有關,客戶希望一鍵分析超過10萬筆文字、圖片及影片來源,並做到實時更新數據,PM應該要能意識到這個需求背後有些技術門檻,可能會對運行速度與用戶體驗造成影響先幫客戶做好需求管理,再將需求帶回公司內部討論。


出現問題時,你也可以先試著在網路或公司內部知識系統尋找答案,在向工程師提問之前先做好功課,而非急吼吼地丟出一個問題,卻一問三不知。這種溝通模式,更容易得到工程師的尊重。



溝通技巧3:避免丟出空泛的問題

「客戶說出現bug了!」

「客戶使用的是什麼手機?作業系統有更新嗎?」

「不知道耶,你不能直接檢查一下系統嗎?」


以上對話,時常讓工程師感到憤怒不滿,這是因為問題的範圍太大,對於工程師而言,就像大海撈針一樣,根本不知道該從何下手。


善用截圖或影像輔助溝通,可以確保彼此在同一個水平上、看到的是同一個畫面。例如,當你想要回報客戶的問題時,應該先仔細詢問客戶的使用環境,儘可能將每個操作步驟截圖或錄影呈現,才能讓工程師依循線索解決問題。


提出需求時,也不要只是描述:「我希望可以做到用戶排名,讓用戶覺得更有趣」,而是提供幾個參考模板或網站作為輔助說明。


溝通技巧4:成為開發團隊的盟友

PM與開發團隊並非對立的兩方,而是互相合作、同共承擔責任的關係。很多時候,許多PM聽不懂工程師解釋的技術細節,又不願意花時間理解,常常丟下一句:「反正客戶就是要這個功能,拜託你們幫忙」、「老闆追進度追得很緊,一定要在這週解決」。


請先耐心聆聽工程師所說的問題所在,若有需要,請盡力提供協助。舉例而言,若工程師覺得目前的需求不夠清楚、有些資料還不夠,或是需要更多時間來思考研究,PM便可發揮自己的協調能力,爭取相關資源。




資料來源:

 

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