身為專案經理，你一定很常碰到專案需求變更、交付日需要提前，或是在專案最後關頭又接到從天而降的額外新需求，這時該怎麼辦呢？
「不行！」，或許是專案經理心中最想說，卻又始終不敢說出口的2個字 ——尤其是當你面對的是重要客戶、高階主管等重要利害關係人時，PM往往會怕破壞關係，最終還是硬著頭皮答應下來。
但是在時間、預算沒有增加的情況，這樣做的後果，可能導致最終品質受到影響，或是讓團隊承受太多壓力，不利於專案管理。究竟該如何在專案中勇於說不，卻又能獲得各方的尊重與理解呢？
你可以參考以下5個行動步驟：
Step 1：永遠不要當場做出承諾
無論壓力多大，也不論對方是誰，即使是你的客戶或老闆，在沒有充分考量並進行影響評估前，絕對不要「當場同意」任何請求。
請你透過提問，仔細傾聽對方的需求，包括：
你具體希望我們做什麼？
是什麼原因促使你此時提出請求？
你希望透過這項改變實現什麼目標？
從1到10，你認為這對專案有多重要？
如果我們必須為此做出犧牲，你願意放棄什麼具體內容嗎？
記錄下對方的回答重點，並與對方進行確認之後，你可以承諾你會儘快回覆。
藉由這些對話，PM不只可幫自己爭取到更多時間，也能讓利害關係人進行反思，因為很多人只是在情緒的當下提出請求，並沒有經過深思熟慮。
Step 2：做好功課，進行公正評估
當你收到需求之後，請保持開放心態，不要下意識地抗拒說「不」，而是需要進行公正的評估，盡力將請求納入考量，但不破壞專案的既有限制。
評估的面向包含：
這些需求是否合理？
是否在當前的專案範疇內？
這些變動對專案的預算和期限有何影響？
是否可以帶來更好的專案成果？
是否需要額外的資源，或必須犧牲某些目標？
如果答應了，會有哪些後果？
這些問題可以幫助你清楚地了解你想要如何回應。
Step 3：準備替代方案
如果可能的話，不要完全拒絕對方的請求，而是提供符合專案目標和限制的替代解決方案。這表明你願意合作並做出妥協。
一般而言，專案經理有幾個可能選擇：
拒絕接受新變更，維持原本的方式
接受變更，但需要增加額外預算
接受變更，但刪減原有的專案目標
將新需求記錄下來，於下一次專案迭代時處理
在做決策之前，專案經理並不會是唯一的決策者，請邀請團隊成員或相關利害關係人一起加入討論，找出大家都能接受的方案。
Step 4：勇於說「不」，但提供其他選擇
如果最終你決定拒絕，說「不」的方式有很多，相較於透過電子郵件，資深專家都會建議最好是透過面對面的會議，或者是視訊會議進行溝通。
在會議中，專案經理應先說明負面後果，再提出可行選項，最後將決策權交給對方，這樣能讓利害關係人對你留下積極印象，同時感到自己掌握了主導權。
你可以這樣開啟對話：
「儘管我已經盡力協調，但恐怕無法在現有的專案限制的下納入您的請求。如果強行加入，專案可能會面臨失敗風險，這對我們來說更加得不償失。」（說明負面後果）
「不過，我們可以這麼做……，目前有方案 1、2、3、4，我建議選擇方案 2。」（提出替代方案）
「您有什麼想法？您會希望如何繼續推進？」（將決策權交回給對方）
Step 5：將結果同步給所有成員
無論結果如何，你都需要撰寫一份正式的紀錄，記下利害關係人的變更請求、達成的協議、進度以及後續行動。
這時便可以用電子郵件寄出這份紀錄，不僅要寄給提出請求的利害關係人，也要發送給所有關鍵的專案利害關係人，以確保專案資訊都能被同步。
這樣做的優點在於，如果未來發生問題，你將擁有正式的溝通紀錄，確保達成的協議不會存在任何誤解。
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