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專案經理救星!5個提升文件撰寫效率的黃金法則


身為專案經理,你也為了繁瑣又惱人的文書作業而苦惱嗎?


從工作說明書、市場分析到執行進度報告,每個專案都會產生大量文件,根據專家的觀察,PM花在撰寫、更新和管理各種專案文件的時間可能高達20%~30%!


過多的文書作業,不只會佔用原本用於其他管理和追蹤任務的時間,繁瑣的文件流程也會使團隊成員感到厭煩,降低效率,甚至延誤進度。


該如何更加高效地管理文件,並促進專案效率?資深專案經理Elizabeth Harrin分享了6條黃金法則,值得PM們應用在實際工作中!


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法則1:將所有分散的文件集中到一處

高效管理文件的第一步,就是將分散在各式 Word、PDF、Excel、PPT、甚至是 Email 中專案資訊集中在一個空間中,讓所有的成員都能快速找到所需的文件,並確保大家的資訊即時同步,不會獲得錯誤或過時的資訊。


你必須先選擇正確的儲存選項,不論是存在本機磁碟或是雲端空間,請確保每個人都擁有存取權。若專案必須嚴格保密,或是擔心其他人會不小心改動或誤刪文件,也可以跟IT團隊討論如何設定編輯權限,確保文件的資訊安全性。


Elizabeth Harrin 提醒,雖然大部分的專案團隊都會使用雲端資料庫,但建議還是可以在電腦中保留備份,以免有人誤刪檔案,或是受限於網路狀況而無法存取。


法則2:建立版本控制系統

在專案文件的管理中,版本控制是一個關鍵元素。隨著文件的更新和修改,版本控制系統可以幫助你追蹤不同版本的變化,避免混淆。


Elizabeth Harrin 表示:「聽起來雖然基本,但令我驚訝的是,很多人並不會這麼做。」


當你從頭開始編寫一個文件,可以將它命名為版本 0.1,當你出於某種原因對它進行修改時,可以將版本編號變更為 0.2;當相關人員都確認無誤後,這份文件就成為版本 1。


但最終版本從來都不是真正、絕對、完全的Final版!之後若是有小改動,它就會變成版本 1.1;如果是重大更改,再將其重新命名為版本 2。


另一個小提醒,是在檔名中就寫清楚版本編號,例如「專案時間表_v1.3」,這樣每個人都可以一目瞭然地看到當前的版本,不需要打開文件才發現他們正在查看的內容已經過時。


以此類推,你就建立了清晰又簡潔的版本管理系統。這樣不僅能確保所有團隊成員都在使用最新版本的文件,還能讓你在需要時,回溯到之前的版本,以查明變更歷史。



法則3:建立協作流程,邀請團隊共同加入

即使你是負責建立整個專案文件的專案經理,在文件最終定案之前,廣泛徵求相關方的意見是非常重要的。


設計一個清晰的審閱流程,邀請專案成員或其他關係人一起加入回饋,包括有哪些內容不夠清楚、缺少什麼,或是可以如何調整會更好,確保所有相關方的意見都能被考慮並納入文件中。這不僅有助於提高文件的品質,還能增強團隊成員對文件的認同感


當然,你可能不會同意每個人的觀點,或者很難將所有建議都納入其中,但至少要聽取提出的觀點,看看它們是否可以包含在文件中。


法則4:確保文件的簡潔

為了讓文件能夠真正達到資訊同步的功效,在撰寫文件時,請刪除所有冗長的內容,僅保留必要的資訊;你也可以使用圖表、列點和表格等視覺工具,取代過多的文字描述。


Elizabeth Harrin 指出,她過去常常編寫包含封面頁、目錄頁、任務清單和版本控制表的文件,這意味著每個打開文件的人,都至少需要滾動3次頁面,才能看到文件的主要內容。「因為文件越短,收到的效果就越好。想讓專案的利害關係人閱讀一封很長的電子郵件本身就很困難,更別提一份長達16頁的文件。」後來,她改變做法,將任務清單、聯絡資訊及版本資訊放在最後一頁,也拿掉封面和目錄頁。


但是也不必矯枉過正,一味追求簡化,而是要根據文件的目的而調整。例如技術文件或產品需求文件可能會需要更詳細的敘述與資訊,原則仍是刪掉所有不必要的資訊,或是放在附錄作為參考資料,如此一來,仍可確保文件的簡潔性。



法則5:使用執行摘要

最後一個訣竅是在長篇文件前面加上一段執行摘要,簡要概述文件的目的、主要結論和關鍵建議——這是為了不想(或沒有時間)閱讀全文的高階主管而設計,讓他們能快速看到重點內容,若有需要,可以到他們最感興趣的部分。


請不要寫「請閱讀○○頁,查看完整的分析和選擇的建議」,在撰寫時,應確保這段摘要簡潔、有條理,並且能夠獨立於全文存在。Elizabeth Harrin 建議,執行摘要的長度不要超過半頁,若有需要,可以加入圖表或表格


如果你認為自己寫的內容太長,也可以讓同事幫你閱讀,檢查它是否涵蓋了要點,並且足夠簡短扼要。



資料來源:

 

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