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7 個實用技巧,讓 ChatGPT 化成最強專案助理!


ChatGPT 已經褪流行了嗎?經過幾個月的疲勞轟炸,越來越多人從一開始的驚豔、恐懼,到開始覺得「也不過就這樣」,甚至開始感到安心,覺得自己的工作在短時間內還不會被取代。


但其實許多相關社團與群組,每天都在討論如何將 AI 運用在自己的工作中,唯有緊緊跟著 AI 的發展來自我學習,才能確保自己未來的競爭力。尤其對每天都有許多進度要追、會議要開、各方人馬要溝通的專案經理,更應該將 ChatGPT 當成你的最強助理。


請記住,ChatGPT 並不完美,你必須改寫它所提供的內容,以及仔細檢查它提出的統計數據是否正確,但它可以幫助 PM 自動化、簡化和擴展工作流程,以及進行用戶研究,從而最大限度地提高專案團隊的產出。本文將告訴你發揮 ChatGPT 最大戰力的 7 項技巧!



技巧 1:撰寫需要大量寄出的模板化信件

PM 時常會需要大量寄出用戶訪談邀請、給客戶或利害關係人的溝通信件,雖然這些內容並不困難,但卻會耗用許多時間,而擅長語言處理的 ChatGPT 便可以派上用場。利用它來生成信件模板,並設定正確的語氣和相關訊息,便能夠在短時間內生成完整初稿,只需要微幅修改內容即可。


而且 ChatGPT 是可以被訓練的,當你提供的資料越多,以及持續要求 ChatGPT 進行調整,它就會成為你的助理團隊,越來越具有同理心和溝通技巧。


尤其是牽涉到對客戶或需要謹慎回覆的利害關係人,你可以先用平常的語氣先寫一段話,再請 ChatGPT 調整成更加禮貌、委婉的版本——可別小看這件事,它可以幫 PM 省下大量的情緒勞動成本!


技巧 2:用來召開且整理專案會議紀錄

「請幫我撰寫寫一封友善但正式的電子郵件,邀請專案團隊參加我們的專案啟動會議。日期:2023年4月20日。時間:下午 2~4 點。地點:大會議室。」


作為 PM,你很可能會時常召開重複的各種會議,根據你的專案工作量,每週可能會需要耗用 5~10 小時,這還不包括你為會議做準備和之後記錄會議所花費的時間。因此,你除了請 ChatGPT 設計會議召開信件,還可以用它來快速產出會議紀錄。


具體的做法,是先錄下會議語音,或是直接使用 Google 即時轉錄等其他工具,先得到一篇即時的文字稿件,再貼到 ChatGPT,請它幫你分段、檢核錯字、潤飾文稿;你還可以要求 AI 幫你總結會議結論及用表格形式整理出後續的追蹤事項與行動方案。


技巧 3:整理分析用戶及客戶的回饋意見

ChatGPT 無法取代 PM 進行市場研究或用戶訪談,但可以用來分析你蒐集到的大量原始資料,加速專案的決策時間。但要特別留意的是,若這些資訊涉及需要保密或不可公開的細節,最好預先做好資料去識別化的處理,以及洩露公司商機。


此外,你也可以輸入關鍵字,以及設定目標,讓 ChatGPT 利用這些關鍵字來幫你設計相關的訪談大綱或問卷。


技巧 4:成為你的靈感資料庫

「想 10 個可以降低零售公司物流成本的創新做法」、「過去 3 年零售產業採取了哪些措施來降低成本」……,若你想要說服公司採取某個新做法,或是為專案提出建議,便可以將 ChatGPT 當成你的靈感資料庫,請它給你一些刺激。當然,10 個建議中可能有 9 個不符合你的需求,但 ChatGPT 只需要 1 分鐘就可以再生成另外 10 個想法,進而幫助你越來越聚焦,思路也更加完整。


技巧 5:評估你的直接或間接競爭對手

當你的專案涉及市場調查時,一定會需要識別並評估你的直接或競爭對手,而 ChatGPT 就可以派上用場。你可以告訴 ChatGPT 公司所提供的獨特價值與定位,例如:「我正在為印度市場開發 SaaS 產品,讓餐廳可以建立自己的網站或 App,直接向客戶銷售自己的產品,而且不用透過平台。我們主要的服務包含幫客戶建立網站、定製菜單、推出會員方案來凝聚用戶黏性;我們獨有的價值主張是能夠根據季節性活動推播通知或透過電子報行銷……」。


將這些資料餵給 ChatGPT 之後,你就可以要求它幫你做一份競爭分析報告,列出印度市場有提供類似服務的對手、定位、定價……。當然,詳細的數據還需要你進一步去核實,但絕對可以加速你的工作進度!


技巧 6:扮演第三方顧問來檢視修正你的成果

當你已經完成用戶調查、客戶需求、市場分析,或是專案規劃等方案之後,你可以請 ChatGPT 扮演客戶、主管、消費者等不同角色,用客觀第三方的角度來檢視你的成果。通常 ChatGPT 會從不同的角度為你提供全新的見解,找出你可能沒有注意到的盲點,提升品質。


技巧 7:幫你撰寫新聞稿

在某些專案中,最終可能會需要舉行產品上市或服務推出的發表會,或是發布新聞稿來爭取媒體曝光,ChatGPT 可以幫 PM 從用戶的角度提供初步規劃及草稿。


例如你的專案是和健身教練一同開發數位健身 App,這次要發布一項新功能,讓用戶可以將自己的穿戴式健身設備連接到 App,你就可以要求 ChatGPT 用《亞馬遜的逆向工作法》的模型,撰寫一篇新聞稿,檢視這份新聞稿中出現的標題、小標及其他訊息是否與專案的目標一致,並設計一個常見的 QA 清單。


 

資料來源:

 

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