總是在加班?時間管理必學六大心法

加班趕死線不是長久之計,唯有學會時間管理,你的專案才會更順利!



事情做不完,加班到深夜,隔天又不小心遲到?任務一直來,讓人無法專心把一項任務做好?說好的專案時程一直被迫延後,士氣低落?


管理大師彼得.杜拉克曾說:「與時間的資源相比,一般被認為重要的其他資源,例如資金,在現實中是較豐富的。」


想要讓專案成功,時間管理絕對是 PM 必學的重要技能!花幾分鐘的時間讀完以下文章,並試著應用在你的工作之中,幫你用更少的時間,達到更好的成果!


時間管理必學一: 勇於拒絕無效會議


行事曆總是被大大小小的會議塞滿,根本沒時間做事?更氣人的是,這些會議也沒有太大的意義,很多時候甚至沒有結論,還要再安排下一次的會議來討論!


對大多數的員工而言,浪費在開會的時間,是最大的挫折感來源。時間管理的第一步,就是明確地拒絕無效的會議,將時間投資在更有價值的任務上。


說起來簡單,但要如何做呢?舉例來說,面對一個不想去的午餐邀約,你可以這樣說:「謝謝你的邀請,我很想跟你共進午餐,不過,我最近都在想辦法壓縮工作日數,替自己空出一些時間。如果你有什麼具體的問題,請寫電子郵件過來,我會很樂意為你解答。」這樣的回覆,既禮貌又友善,但是又明確地表達了拒絕。


另一個回絕會議的好方法,就是提出請對方花三分鐘跟自己一對一對談,用這個方式取代開會。顯然,這個辦法有 95% 的成功率,讓你不必虛度時光。



時間管理必學二: 聰明開會,優化工作流程更高效


顯然的,即便你已經篩選、拒絕了許多根本不需要開的會,但面對複雜的專案,一定還是有許多會議是必要的。既然如此,我們就要想辦法優化開會的方法。


  • 縮短會議預設時間


一般會議至少都是一個小時起跳,但這個預設長度可否可能改變呢?日本服飾網購公司 Zozo 重新安排會議長度,將原本 1 小時的會議縮短至 30 分鐘,或是搭配「走動式」或「站立式」的開會方法,都可以縮短會議時間。


專案管理平台 Planio 甚至將會議預設長度調整為 10 分鐘,結果發現,員工在發起會議時,會更謹慎地邀請與會者,問:「誰能真正解決這個問題?」,而非邀請整個團隊或管理階層來開會;寧願少一個人開會 10 分鐘,必要時再開第 2 次,也不要一次邀一大堆人與會。


  • 預先做好準備,讓會議更聚焦


大多數的會議都有議程和目標,但是卻很少真正達到效益。在會議前,若發起者能夠先將資料準備好,請與會者事先準備,就能加速會議的速度。此外,盡量不要使用投影片報告,也能加速會議節奏。


  • 將會議限制在一天的特定時段


另一個有效的方法,是將會議限制在特定的時段,多半是下午,如此可以空出時段,讓團隊不受打擾地專心工作。



時間管理必學三:用艾森豪矩陣排出優先順序


美國總統艾森豪曾說:「重要的事很少是緊急的,緊急的事很少是重要的。」史蒂芬.柯維在《與成功有約:高效能人士的七個習慣》一書中便創造了「艾森豪決策矩陣」,它是一個二乘以二的矩陣,幫助你把個人和工作生活上的重要活動依緊急性和重要性來分類,並按優先順序處理它們。


  • 象限Ⅰ:「緊急且重要」,像是處理醫療的急救需要立刻完成。

  • 象限Ⅱ:「不緊急但重要」,你應該盡可能把創造性的能量集中在象限Ⅱ,因為處理它們,才是讓你最快達成長期目標的方法。

  • 象限Ⅲ:「緊急卻不重要」,像是大部分的事件以及「急迫」的事,可能最好委辦、外包,或乾脆忽略。

  • 象限Ⅳ:「不緊急也不重要」,像是虛工和大部分的電子郵件,這些是你應該嘗試降低或完全排除花時間在上面的事項。


時間管理必學四:找出你的能量高峰


每個人都有一個「人體時鐘」,這個時鐘會引導人在特定時間進食,睡眠或工作,並且因人而異。根據這個時鐘,每個人在一天中特定時間的生產力水準也有所不同。根據 Redbooth 的說法,通常一般人會在上午 11 點左右完成大多數任務;之後,工作效率水準可能會下降。



時間管理必學五:避免多工作業,專心反而更有生產力

是的,多工作業是一個神話!史丹福大學專家進行了一系列有趣的實驗,他們希望找出多工作業的優勢。令人驚訝的是,多工其實並不能增進效率,因為這會導致人的大腦無法將注意力集中在一件事情上,反而損害了大腦的認知控制能力。


與其將更多的任務壓縮到你的工作計劃中,不如嘗試一次專心做好一件最重要的小任務。


時間管理必學六:預留緩衝空間

許多人以為,精準掌握行程,讓每個行程之前緊密無縫,才能促進時間管理的效率,但這樣做的缺點是,只要有一個活動行程延誤,你就會全盤皆輸;在時間表中增加緩衝時間,才能幫助你更好地管理時間。


舉例來說,若你需要在 2 個小時後參加一場會議,你就必須為自己預留出一個緩衝時間,讓自己可以提早從前一個行程中離開,有充足的時間前往下一個行程,即時遇到塞車或是其他意外也不致於太緊張。


預留緩衝時間的另一個優點,則是讓你的行事曆排程更加合理,確保你的工作都能按時完成,每天都有 small win,若是提早完成任務,節省下來的時間就成為了你給自己的獎賞,可以再去額外安排規劃自己想做的事!


◆ 資料來源:


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