專案總是失敗?2個實戰案例學會超強「SMART」目標管理法!


在專案管理中,「SMART 法則」是人人都朗朗上口的工具,可以用來幫助專案制定明確的目標,並推動團隊取得成果。但是 SMART 為什麼這麼重要?你真的知道如何應用 SMART 嗎?


萬事起頭難,想要讓專案成功,「制定目標」是最重要的第一步。


SMART 有多神奇?


S.M.A.R.T 這個詞,最早由管理學大師彼得‧杜拉克(Peter Drucker)於 1954 年提出,分別代表:Specific(明確的)、Measurable(可衡量的)、Achievable(可達成的)、Relevant(相關的)和Time-bound(有時限的)。


你也許好奇,只是多了 5 個原則來制定目標,真能創造出截然不同的結果?《紐約時報》暢銷書《為什麼這樣工作會快、準、好》指出,美國工業巨擘奇異公司(General Electric Company)就採用這套 SMART 目標制定法,執行 20 年下來,從員工的個人小目標,到部門主管的年度目標,達成率皆大幅成長,一步步奠定公司的全球地位。


舉例來說,研究員先與平均每小時可以打 95 行字的打字員個別訪談,之後依據 SMART 原則為每個人訂下明確的目標:一個禮拜後,平均每小時要打 98 行字。同時,提供一套完整的學習進修資源,要求打字員每天都需挪出 15 分鐘學習快速進步的方法,並從中了解個人優勢。


有了明確的目標,加上有方向地進行自我提升,一週後,這群打字員真的突破了原本的能力上限,平均每小時可以打到 103 行字,到最後甚至大幅成長至 112 行。


相較於幫員工訂定「拿出你最強的實力」、「想辦法超越你自己」這類抽象目標,清楚明確、能實際量化的目標,更有助於員工快速評估個人的工作步調,甚至能激發出連他們自己也想不到的潛能。


5 步驟學會 SMART 正確用法

假設你的專案目標,是有效提升團隊的數據分析能力,你也可以運用 SMART 架構來設定目標:


Step1:設定明確的目標(Specific)

在製定目標時,盡可能具體且精準,想想「目標是什麼」、「為什麼」、「誰需要達到」,提供詳細的時空背景和細節。


(X)提升數據追蹤和分析的品質。→看不出要用什麼工具、如何改進、應該為此投入多少時間?

(O)完成 GA 課程,並在一個月內通過考試認證。


Step2:讓目標可被衡量(Measurable)

一旦你的目標足夠具體,接下來就是確保有一些機制可以用來衡量專案目標的進展或完成情況,讓你和專案團隊成員都能夠知道目標是否已實現。


(X)完成 GA 課程,並開始使用你的新技能來完成計劃。 →雖然你可以衡量某人是否完成了課程,但你怎麼知道哪一位成員真的使用了新技能?他們又必須完成多少任務?


(O)完成 GA 課程並在一個月內獲得認證;使用你的新技能在兩個月內完成 4 項與分析相關的任務。→這個任務至少有 3 個可衡量的指標:是否有人完成了課程、是否有人獲得認證、是否有人在兩個月內完成了 4 項任務?


Step3:確保目標可被達成(Achievable)

目標不能訂得高不可及(下週前讓產出增加3倍),而是要思考團隊成員的能力、專案的資源及需求。


(X)取得認證的人,必須在 3 個月內提升自己的能力,並每週完成 25 項分析任務。→不論從哪個角度來看,這個目標都太過好高騖遠,不太可能達成。


(O)在一個月內完成 GA 課程並獲得認證,然後在兩個月內完成 4 個分析任務,準確率達到 90%。


Step 4:聚焦在相關性(Relevant)

SMART 目標也必須與公司策略、專案目標,以及業務高度相關,否則只會浪費團隊的時間和精力。


(X)在數位時代,每個專案成員都必須要學會 GA。→若你的工作和數據分析無關,這個要求只會浪費時間與精力,卻沒產生任何價值。


(O)分析師和行銷主管必須在一個月內完成 GA 課程並獲得認證,然後在兩個月內,以 90% 的準確率完成 4 項與分析相關的任務。


Step 5:在確切時間內(Time-bound)達成

以上的每個目標設定,幾乎都涵蓋了時間,例如「一個月」內完成課程、「兩個月」內完成 4 項任務。因為有明確的時間,才能據此規劃時間表,讓專案經理掌握進度。


實戰案例 1:提升專案溝通品質

每個專案經理都知道,一個溝通不暢的專案團隊會帶來許多挫敗及情緒——這也是許多專案中最常見問題,如果用專案管理思維來提升溝通品質呢?首先,就從訂定正確的目標開始。


S:主要目標是增加團隊溝通效率,但你必須更具體,團隊溝通將如何進行、以及通過哪些管道進行?團隊成員是否應該在任務完成時發送 Slack 消息?訊息又該以什麼樣的頻率發送給誰?


M:我們可以查看 Slack 數據,還可以觀測每週的視訊會議時間,這些指標可以用來追蹤溝通的頻率。

R:確保相關的溝通目標與實際問題的相關性;如果團隊的溝通品質嚴重影響到專案進度,那這個目標就是高度相關。


T:在特定的時間點內,達到明確且持續的行為改變,


因此,這個目標的 SMART 版本應該可以寫成:「在專案期間,團隊成員將在完成任務後的五分鐘內,通過相關的 Slack 頻道,向下一個人發送任務完成消息。專案經理將追蹤發送的訊息數量,以衡量實現此目標的進度。」



實戰案例 2:減少員工開會時間

專案團隊的另一個常見抱怨是他們在會議上花費了太多時間,以至於無法完成工作,若你想要制一個 SMART 目標,來減少會議花費的時間,你可以按照以下流程收斂:


S: 「縮短會議時間」並不具體,不妨改成「將團隊會議總時間減半」。


M:將會議時間減少一半,是一個可衡量的行動步驟,而會議時長數據可通過視訊軟體計算後獲得。


A:你需要確定要精簡的會議內容,例如在例行會議中,將時間減半。


R:如果團隊的確因為會議過多,導致沒有足夠的時間來完成專案目標,那麼縮短會議時間與更廣泛的業務目標高度相關。


T:改變不會在一夜之間發生,所以一定要設立一個時間表,說明何時需要實現目標,例如 3 周~3 個月。


因此,你最終可能會得到這樣的結果:「從現在起 3 個月,每週視訊會議長度必須控制在 90 分鐘內」。



 

資料來源:

 

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