「早知道會這樣 ，我就多花一點時間去溝通」、「沒想到少做這件事，卻導致專案時程延後」，身為一名專業的 PM，在每一個專案完成後，你一定會留時間總結專案經驗，透過覆盤，總結這次學到的知識與經驗，讓自己下次做得更好。
面對耗日費時、充滿著各式各樣挑戰的專案，以下 6 個來自 PM 前輩們的血淚經驗與真誠建議，一定可以幫你提前掃雷，少走一些冤枉路！
建議 1：寧可過度溝通，也不要溝通不足
「我溝通得還不夠嗎？我甚至還覺得自己過度溝通！」每一名 PM 的行事曆，都塞滿了大大小小的會議。但是仔細想想，你的每一次溝通，是否都有邀請利害關係人與會，或是讓資訊透明同步呢？
檢視一下，你是否在無意間排除了一些成員，或是因為你認為、假設某些人不需要知道這麼多細節，而忽略了與他們之間的資訊同步。若你擔心過度打擾其他人，不妨坦率地詢問對方：「你是否需要我隨時更新資訊」、「你希望我用什麼樣的頻率或方式，邀請你參與每一次的討論交流？」
事實上，專案中的溝通不只是為了同步資訊，分享來自客戶或重要利害關係人的反饋，或是時時交流、討論更好的做法，也有助於專案團隊的共識凝聚與促進信任。
別忘了，在專案之中，寧可頻繁且多次溝通，也不要讓專案成員有錯失訊息的風險。當專案成員對現況理解得更多，他們對自己在專案中的角色及需要完成的任務也會更清晰，這對專案的順利推進非常關鍵。
建議 2：如果沒有明確的專案範疇，就不應該貿然開始啟動
每一個新專案都是一個充滿可能性的新挑戰，但是若你沒辦法明確定義出這次專案範疇——在不清楚專案的目標、需要的資源、預估完成的時間、需要交付的成果，以及未取得利害關係人的認可，你就不應該貿然啟動。
若是專案範疇模糊不清，就很容易面對範疇潛變的風險，不論是時程延宕、成本超支，或是品質不如預期，都是 PM 難以承受的後果。因此，不論公司或客戶再怎麼催促，儘可能在專案規劃階段就界定明確的範疇。
建議 3：讓高階主管承擔更多社交及倡議任務
許多 PM 都非常抗拒讓高階主管涉入專案太多細節，因為擔心他們提出太多第一線難以執行的奇思妙想。但若你平時就能透過會議邀請、定期專案回報，讓高階主管充分理解你的專案，當你需要管理專案客戶、外部利害關係人，甚至是協調爭取資源時，對方就能在你需要時為你的團隊掃平障礙，或是幫你獲得關鍵資源。
尤其是在一般情況下，公司可能會同時啟動數個大大小小的專案，而不同的專案之間可能必須要競爭資源與人力。若能讓位階較高、權限較高的主管承擔更多社交與倡儀的任務，在內部網絡之中，你們的專案就可能獲得更多的支持，專案也就更容易成功。
建議 4：將專案規劃視為一項合作的任務
PM 一定會在專案的起始和規劃階段，就開始進行利害關係人的需求訪談、團隊成員的共識凝聚，以及明訂出各種流程、時程及任務執行方法，但最終，這個最後整合的工作還是會回到 PM 自己身上。
但是在實務上，很多 PM 因為時程太趕、充滿不確定的情況下，只能自己關在會議室中想像整個專案的規劃，導致專案的多數利害關係人並沒有從頭到尾參與，也很少被諮詢，導致專案進行過程中，可能會面臨大規模的調整與修改。
也有 PM 前輩指出，若是再重來一次，他們會在專案的一開始就善用高階管理者的資源。沒錯，他們通常一開始就會參與專案的籌備，但通常就只是「在那裡」，而沒有發揮太多的功能。事實上，高階主管的參與度愈高，愈能有效匯整資源、確認需求、爭取預算，以及減少返工。
建議 5：與專案客戶共享專案預算
讓專案的客戶定期了解專案預算狀態，可以幫助他們更快掌握專案的進度的現況，當專案出現必要變更時，可能也會加速核準的速度。同樣地，若專案的財務狀況成為問題，他們也會更願意幫助你，使專案預算回到正軌。
別忘了，客戶雖然希望專案成功，但若他們並不清楚專案的預算執行狀況，當 PM 需要尋找降低成本，或增加收入的方法，他們就不太可能理解和提供幫助。
建議6：勇敢替換掉有問題的資源
在專案的進行過程中，你是否會有一些預感與直覺？例如團隊中有一位成員總是不太願意配合，或是在運用某個資源或工具時，總覺得卡卡的，不太順暢？若你一直在思索是否要換掉、置換掉這個有問題的資源，但又不太確定，那就請相信你的直覺——寧可快刀斬亂麻，也不要當專案已經進行到後期，又要回頭去更改，不只耗時費錢，也會導致客戶對你的信任度降低。
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