管理大型專案有多困難？牛津大學賽德商學院教授Bent Flyvbjerg分析了16000 多個專案，從隧道到建築，再到橋樑、水壩、發電站、高速公路、鐵路等，他發現，只有 8.5% 的專案能夠按時交付，已完成專案中，只有0.5% 達到了預期效益。
換句話說，99.5%的專案無法按時完成、遵守預算，並產生預期的效益！
舉例而言，雪梨歌劇院是著名的建築作品。然而，它花了14年才完成；超出最初預期的近3倍時間，而且花費是原來預算的15倍。
若你沒有經過專業的PMP訓練，但是又被公司交付一個重要、大型、充滿挑戰的專案，究竟該預估及調派資源？又該如何組建並帶領專案團隊？ 《Forbes》專欄作家Dana Brownlee為專案新手整理出5個常見的悲劇性錯誤，並提供解方：
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地雷1：採用過於以任務為中心的領導風格
新手經常犯這樣的錯誤：認為強而有力的專案管理的關鍵，是專注在任務目標上，像作戰一樣，快速且敏捷的展開行動，但事實是，在專案生命週期的早期，應該優先考慮建立牢固的合作關係。
當然，專案管理的大部分內容都是密切控管進度和管理任務，但事實是，工作是透過「人」完成的，而這些牢固的關係，通常會對改善任務進度有所幫助。通常，專案的起始提供了一個獨特的機會來打破僵局，並與專案成員開始凝聚共識，這在專案的後期，這種信任與合作關係是無價的。
建議：
在會議開始時的介紹中，花一點時間了解每位團隊成員，你可以邀請大家分享自己對於這個專案的想法、期待，或是分享自己過去曾經參與過什麼專案，從中學到最大的教訓是什麼……。
地雷2：忽略團隊中的「薪水小偷」
雖然過於注重任務（尤其是在新專案開始時）是錯誤的，但若你過於注重關係，而忽視了團隊中的「薪水小偷」，也同樣具有風險。
如果你管理專案的時間夠長，很難不遇到一個（或兩個）偷懶的人，他們不僅會阻礙整個專案的成功，還會耗盡你的時間，並降低團隊士氣。
建議：
採取積極主動的管理風格，並儘早制定團隊基本規則。在開發過程中，向團隊提出當責的要求，並事先制定遊戲規則，你可以這樣說：「相信大家都很希望專案成功，我相信大家過去也常碰到有人在專案中過於被動、懈怠的情況，也覺得很痛苦。為了避免這種情況發生，我們是否應該制定一些規則？」
地雷3：低估任務持續耗費的時間
您是否注意到自己對於做某事所預估的時間，通常會比實際真正需要的時間更短？例如，你覺得回一封信只需要30秒，實際上卻花了5分鐘；買杯咖啡只需要10分鐘，卻等了30分鐘……。
低估任務實際需要的時間是很正常的，因為我們傾向於設想「最佳情況」場景，但這在生活中卻很少實現。不幸的是，這種常見誤差，可能會對專案最重要的時間表造成嚴重的傷害。
建議：
為了避免這種現象，請在評估任務所需時間時，將所有可能的因素考慮在內，包括：等待時間、延遲、假期、計劃時間、審查／測試時間、批准時間等。
地雷4：沒有及早辨識並管理風險
專案經理最令人沮喪的經驗之一，就是在專案生命週期中，太晚才發現重大風險或問題。
事實上，每個專案都存在風險，儘早常識別這些風險非常重要。若隨著專案的進展，等待風險自行出現，只會導致災難。因此，應該專案啟動的計劃期間，便進行風險分析，然後在整個專案生命週期中，採取措施積極的做法來避免或減輕這些風險。
雖然進行風險分析的方法有很多，但一般來說，邀請團隊集思廣益來分析潛在風險，評估 每個風險事件的機率和影響，然後按嚴重性對風險進行優先排序。進行此分析後，團隊可以針對最嚴重的風險事件，製定應對策略和或備案計畫。
建議：
新組建的專案團隊通常很難坦誠地表達他們的擔憂，因此，使用匿名的方式較為理想。你可以為每個人提供一張卡片，並要求他們完成陳述：「我對這個專案最大的擔憂是……」，或者是透過網路進行匿名填寫。
地雷5：未全面考量所有的任務
新手專案經理可能犯的另一個錯誤，是在專案進行了2個月之後，才發現自己忘記了一些關鍵任務，例如用戶訪談、測試、供應商分析、需求文件、文件修訂和批准等，這是一種非常災難的狀況。
你可能會想：怎麼可能？在規劃階段，這些事不是很基本的嗎？但是大型專案通常非常複雜，且可能涉及一系列的內外部利害關係人溝通，在這種忙碌的情況下，可能會導致思慮不周，或出現盲點。
建議：
你可以在一間大型會議事啟動專案，將專案涉及的任務逐一列出，邀請你的團隊分成小組來討論這些任務。接著，每個小組分別沿著白板走動，討論上一個小組可能忽略了什麼任務。這種方式，可以讓原本抽象的專案變得更加具象化，讓大家更能後退一步，思考可能缺了什麼，並更加了解專案的全貌。
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