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99.5%的專案都會失敗?避開這5個地雷,第一次管理大型專案就上手!

管理大型專案有多困難?牛津大學賽德商學院教授Bent Flyvbjerg分析了16000 多個專案,從隧道到建築,再到橋樑、水壩、發電站、高速公路、鐵路等,他發現,只有 8.5% 的專案能夠按時交付,已完成專案中,只有0.5% 達到了預期效益。


換句話說,99.5%的專案無法按時完成、遵守預算,並產生預期的效益!


舉例而言,雪梨歌劇院是著名的建築作品。然而,它花了14年才完成;超出最初預期的近3倍時間,而且花費是原來預算的15倍。


若你沒有經過專業的PMP訓練,但是又被公司交付一個重要、大型、充滿挑戰的專案,究竟該預估及調派資源?又該如何組建並帶領專案團隊? 《Forbes》專欄作家Dana Brownlee為專案新手整理出5個常見的悲劇性錯誤,並提供解方:


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地雷1:採用過於以任務為中心的領導風格

新手經常犯這樣的錯誤:認為強而有力的專案管理的關鍵,是專注在任務目標上,像作戰一樣,快速且敏捷的展開行動,但事實是,在專案生命週期的早期,應該優先考慮建立牢固的合作關係。


當然,專案管理的大部分內容都是密切控管進度和管理任務,但事實是,工作是透過「人」完成的,而這些牢固的關係,通常會對改善任務進度有所幫助。通常,專案的起始提供了一個獨特的機會來打破僵局,並與專案成員開始凝聚共識,這在專案的後期,這種信任與合作關係是無價的。


建議:

在會議開始時的介紹中,花一點時間了解每位團隊成員,你可以邀請大家分享自己對於這個專案的想法、期待,或是分享自己過去曾經參與過什麼專案,從中學到最大的教訓是什麼……。


地雷2:忽略團隊中的「薪水小偷」

雖然過於注重任務(尤其是在新專案開始時)是錯誤的,但若你過於注重關係,而忽視了團隊中的「薪水小偷」,也同樣具有風險。


如果你管理專案的時間夠長,很難不遇到一個(或兩個)偷懶的人,他們不僅會阻礙整個專案的成功,還會耗盡你的時間,並降低團隊士氣。


建議:

採取積極主動的管理風格,並儘早制定團隊基本規則。在開發過程中,向團隊提出當責的要求,並事先制定遊戲規則,你可以這樣說:「相信大家都很希望專案成功,我相信大家過去也常碰到有人在專案中過於被動、懈怠的情況,也覺得很痛苦。為了避免這種情況發生,我們是否應該制定一些規則?」



地雷3:低估任務持續耗費的時間

您是否注意到自己對於做某事所預估的時間,通常會比實際真正需要的時間更短?例如,你覺得回一封信只需要30秒,實際上卻花了5分鐘;買杯咖啡只需要10分鐘,卻等了30分鐘……。

低估任務實際需要的時間是很正常的,因為我們傾向於設想「最佳情況」場景,但這在生活中卻很少實現。不幸的是,這種常見誤差,可能會對專案最重要的時間表造成嚴重的傷害。


建議:

為了避免這種現象,請在評估任務所需時間時,將所有可能的因素考慮在內,包括:等待時間、延遲、假期、計劃時間、審查/測試時間、批准時間等。


地雷4:沒有及早辨識並管理風險

專案經理最令人沮喪的經驗之一,就是在專案生命週期中,太晚才發現重大風險或問題。


事實上,每個專案都存在風險,儘早常識別這些風險非常重要。若隨著專案的進展,等待風險自行出現,只會導致災難。因此,應該專案啟動的計劃期間,便進行風險分析,然後在整個專案生命週期中,採取措施積極的做法來避免或減輕這些風險。


雖然進行風險分析的方法有很多,但一般來說,邀請團隊集思廣益來分析潛在風險,評估 每個風險事件的機率和影響,然後按嚴重性對風險進行優先排序。進行此分析後,團隊可以針對最嚴重的風險事件,製定應對策略和或備案計畫。


建議:

新組建的專案團隊通常很難坦誠地表達他們的擔憂,因此,使用匿名的方式較為理想。你可以為每個人提供一張卡片,並要求他們完成陳述:「我對這個專案最大的擔憂是……」,或者是透過網路進行匿名填寫。



地雷5:未全面考量所有的任務

新手專案經理可能犯的另一個錯誤,是在專案進行了2個月之後,才發現自己忘記了一些關鍵任務,例如用戶訪談、測試、供應商分析、需求文件、文件修訂和批准等,這是一種非常災難的狀況。


你可能會想:怎麼可能?在規劃階段,這些事不是很基本的嗎?但是大型專案通常非常複雜,且可能涉及一系列的內外部利害關係人溝通,在這種忙碌的情況下,可能會導致思慮不周,或出現盲點。


建議:

你可以在一間大型會議事啟動專案,將專案涉及的任務逐一列出,邀請你的團隊分成小組來討論這些任務。接著,每個小組分別沿著白板走動,討論上一個小組可能忽略了什麼任務。這種方式,可以讓原本抽象的專案變得更加具象化,讓大家更能後退一步,思考可能缺了什麼,並更加了解專案的全貌。



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資料來源:

 

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