每次專案在執行過程中，為什麼進度會落後？明明每週都有開專案會議，為什麼大家對於專案當前的狀況與接下來的目標，資訊還是會出現落差？
想要解決這個問題，讓管理更敏捷，你一定要學會「看板管理」（ Kanban）！也就是透過視覺化的管理方法，一目瞭然看出團隊運作哪裡卡關，以及流程可以如何優化。
什麼是「看板」？
究竟什麼是「看板」呢？看板其實是一種是敏捷的管理工具，設計也非常簡單，透過一個個的「任務卡」界定出工作流程，例如「待辦事項」、「進行中」及「已完成」，每個卡片都代表一項任務，核心精神在於透過視覺化的畫面，讓所有專案成員都能夠即時、透明地看到目前的專案進度，以及限制進行中的工作，儘可能只做最重要的事，提高專案的效率。
使用看板有什麼好處？
你可以將看板想像成馬路上控制交通流量的紅綠燈。對於專案經理來說，可以一眼看出目前的流程透明度、誰正在進行什麼工作，哪個環節碰到了阻礙，並進行排除。舉例來說，當「進行中」下的任務過多，甚至是出現停滯，專案經理便可以立即察覺並調整，不必浪費太多時間開會、確立下一步行動。.
此外，使用看板也可以幫助專案成員釐清思緒，組織想法，將專案中一個個的任務組織出一個不超出大家能力範圍的待辦事項清單，讓執行更順暢。
Step 1：開始設置你們的看板
想要導入看板的第一件事，就是確立你們的看板格式。你們偏好實體的看板，還是數位工具？你們的任務卡如何設計，才能涵蓋專案從一個想法到完成的流動狀態？若你不知從何開始，可以用最經典的三欄設計：「待辦」、「進行中」，以及「已完成」。
接著，將你們的專案任務寫下來，並放在正確的欄位中，讓專案團隊的工作狀態與進度一目了然。以此為基礎，分析每個人的工作承受量、瓶頸及需要優化的重點。
Step 2：制定看板管理守則
看板專案管理方法的一個重要規則，就是必須制定如何使用看板的規範，並確保每一個團隊成員都清楚理解。
你們的管理守則，必須清楚定義什麼是「已完成」的定義，因為若每個人都有清楚的共識，就可以避免掉很多問題，例如責任不明確、每個人的期待不同。
此外，你們也必須限制「進行中」的任務數量，通常被稱為「WIP」（Work in Progress），因為當 WIP 數量過多，甚至超過了正在使用看板的人數，代表大家並沒有專注於最重要上的事情上，每個人都是在多工進行任務，導致工作效率降低。
另一方面，待辦事項也不能無限制增加，甚至隨意被加入優先處理項目。產品經理或是主管應該配合總量管制。否則最終只會造成看板上的混亂，違反流程優化的初衷，減損效益。
Step 3：管理專案流程
藉由流程透明化，可了解每項任務在不同流程間花費的時間，包括前置時間（lead time，從流程開始到結束的時間）以及循環時間（cycle time，不同階段所需時間），並且以此作為後續檢討基礎。
專家建議：柯仁傑分析，看板的本質在於「變革管理」，特別之處是，一開始不會改變既有流程，而是將工作流程透明化，讓成員看到問題所在，再從這些問題開始修正，進而提高變革意願。
實施看板 3 個 NG 錯誤
1. 設置太多不需要的欄位
你可能會覺得自己的專案流程很複雜，只有 3 個欄位不足以反映現況，所以最後產出了 5 個以上的欄位。但是這樣做，不只會讓團隊成員很難理解每個任務卡之間的定義及關係，也必須花更多時間去決定專案任務中應該做在什麼位置、還要決定優先順序，反而造成管理上的混亂，也失去了使用看板的意義。
2. 沒有設定任務的優先順序
使用看板，是一個由左到右的單向過程，也就是任務從一開始到完成，不能打亂順序。另一個重點，是當你加入新的任務時，應該將它設置為優先，讓團隊成員知道該如何安排時間，才不會打亂進度。
3. 在 WIP 加入太多任務
一定要限制 WIP 的數量，邀請所有成員共同努力將任務從進行中移到至完成，代表你們的專案確實有動起來。
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