每天事情多到做不完?4 個高效技巧幫你奪回睡眠時間!

為什麼事情明明很多卻不想做?總是拖到死線才熬夜趕工?

「其實問題根本不是時間不夠,」時間管理教練加蘭・庫爾森(Garland Coulson)在《為什麼事情明明很多卻不想做?》一書中指出,事情做不完,是因為你沒有消除「拖延不做」的壞念頭!


事實上,想要克服拖延問題,讓工作與生活更高效,若只是每天自我激勵,或是加諸太多期待在自己身上,其實都難以持續;一起透過務實的方法,重新改造你的工作習慣。

 

心法 1:學會分類任務,只做重要的事

正如同醫療領域有所謂的「檢傷分類」,在忙碌的急診室或意外現場中,必須快速評估傷患,確保最嚴重的患者能優先獲得幫助。同樣的道理,你在進行「任務分類」的 時候,也要先看看你所列的待辦事項,確定哪些是最重要的任務,哪些必須優先處理。


你可以幫每個任務都排列編號,並寫上截止時間,藉此完成分類。記住,在分類任務的過程中,你還沒有要「執行」任何任務,只不是先進行分類排序,好為接下來的工作做準備。


執行的祕訣,是掌握「快速」原則,也就是先不要去煩腦每一項任務,也不要開始想著怎麼去執行它。就把這个過程想像成你正在分類待清洗的衣服,你只現在只需要把同類型的衣服放進同一個專屬的籃子裡,不必考慮太多。


心法 2:重新優化你的工作流程

​​每天都會有源源不絕的新任務出現,如果你總是先做最新的任務,工作就永遠也做不完;但是如果太過嚴格遵守工作先來到的順序,新進的緊急任務又可能被推遲太久。


因此,你需要制定一套策略,在分類過程中辨識出最為優先的任務,讓你可以先去完成這些工作。 例如你可以用優先程度的「緊急、高、中、低、非強迫性」;或是以1~5來標示任務重要性。


或者你也可以根據主管的指令、順序、交期來排列,例如某個任務的優先程度是「中等」,但是截止期限卻是在下週四,那你就必須在週三時,將它的優先順序調高。要特別留意的是,重要的任務通常不會超過十分之一。


若你是一位主管,或是需要交付工作給其他人,你也必須附上詳細的指示,包含:

  • 任務名稱

  • 交付日期

  • 優先等級

  • 指派者(交付任務給你的人)

  • 專案管理者(完成任務後,負責把關的人)

  • 任務類型(例如行銷、人力招募、客戶服務,確保你能事先安排足夠時間)

  • 附件或素材(任務所需的材料)

  • 訓練資源


心法 3:專注才有力量,一次只做一件事

一心多用是個迷思。已經有科學研究證明,當我們一心多用時,我們其實並沒有真的同時在做很多事,只是把注意力分散到不同地方而已。注意力被分散後,就表示每件事情都沒有得到充分關注,反而使得工作的品質下降。此外,持續分心去做太多細瑣、簡單的工作,還會誘使我們繼續迴避更大、更困難的任務。


那麼到底該怎麼辦呢?答案就是:一次只做一件事。 一旦確定了任務的優先順序,就只關注最優先的任務即可你要集中精中去完成它,接著再開始第二重要的任務,直到完成,以此類推。


心法 4:電子郵件歸零管理法

每天都收到海量信件,未讀的信件常常是 99+?不妨試試「信件收件匣歸零法」,即找出優先順序高的信件、整理好它們以方便檢索;一天的工作結束後,你的收件匣就會是淨空狀態。具體的實踐步驟如下:


Step 1:將信件分類

不要在收件匣中處理信件,而是先將它們分類到適當的資料夾、標籤或類別中,再開始一一處理。你可以在信箱中設定以下順序的資料夾,例如:

  • 立即:此刻必須優先處理的信件

  • 次要:第二重要或緊急的信件

  • 待定:需要等待更多資訊才能處理的信件

  • 閱讀:只需閱讀即可的信件,如電子報或通知

  • 存檔:已處理完的信件


Step 2:删除並清空

刪除所有不重要的信件,並清空垃圾桶。


Step 3:委派指定人選處理

如果這封信是別人可以處理的,就轉發給適當的人,並請 對方負責處理。接著你就可以刪除這封信,或將它封存,以利日後確認。


Step 4:回覆信件

盡可能依據優先順序,快速回覆信件,若有需要,回覆後進行封存,以備日後檢索。



 

資料來源:

Garland Coulson,《為什麼事情明明很多卻不想做?》,商周出版,2021。

 

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