為什麼事情明明很多卻不想做？總是拖到死線才熬夜趕工？
「其實問題根本不是時間不夠，」時間管理教練加蘭・庫爾森（Garland Coulson）在《為什麼事情明明很多卻不想做？》一書中指出，事情做不完，是因為你沒有消除「拖延不做」的壞念頭！
事實上，想要克服拖延問題，讓工作與生活更高效，若只是每天自我激勵，或是加諸太多期待在自己身上，其實都難以持續；一起透過務實的方法，重新改造你的工作習慣。
心法 1：學會分類任務，只做重要的事
正如同醫療領域有所謂的「檢傷分類」，在忙碌的急診室或意外現場中，必須快速評估傷患，確保最嚴重的患者能優先獲得幫助。同樣的道理，你在進行「任務分類」的 時候，也要先看看你所列的待辦事項，確定哪些是最重要的任務，哪些必須優先處理。
你可以幫每個任務都排列編號，並寫上截止時間，藉此完成分類。記住，在分類任務的過程中，你還沒有要「執行」任何任務，只不是先進行分類排序，好為接下來的工作做準備。
執行的祕訣，是掌握「快速」原則，也就是先不要去煩腦每一項任務，也不要開始想著怎麼去執行它。就把這个過程想像成你正在分類待清洗的衣服，你只現在只需要把同類型的衣服放進同一個專屬的籃子裡，不必考慮太多。
心法 2：重新優化你的工作流程
每天都會有源源不絕的新任務出現，如果你總是先做最新的任務，工作就永遠也做不完；但是如果太過嚴格遵守工作先來到的順序，新進的緊急任務又可能被推遲太久。
因此，你需要制定一套策略，在分類過程中辨識出最為優先的任務，讓你可以先去完成這些工作。 例如你可以用優先程度的「緊急、高、中、低、非強迫性」；或是以1～5來標示任務重要性。
或者你也可以根據主管的指令、順序、交期來排列，例如某個任務的優先程度是「中等」，但是截止期限卻是在下週四，那你就必須在週三時，將它的優先順序調高。要特別留意的是，重要的任務通常不會超過十分之一。
若你是一位主管，或是需要交付工作給其他人，你也必須附上詳細的指示，包含：
任務名稱
交付日期
優先等級
指派者（交付任務給你的人）
專案管理者（完成任務後，負責把關的人）
任務類型（例如行銷、人力招募、客戶服務，確保你能事先安排足夠時間）
附件或素材（任務所需的材料）
訓練資源
心法 3：專注才有力量，一次只做一件事
一心多用是個迷思。已經有科學研究證明，當我們一心多用時，我們其實並沒有真的同時在做很多事，只是把注意力分散到不同地方而已。注意力被分散後，就表示每件事情都沒有得到充分關注，反而使得工作的品質下降。此外，持續分心去做太多細瑣、簡單的工作，還會誘使我們繼續迴避更大、更困難的任務。
那麼到底該怎麼辦呢？答案就是：一次只做一件事。 一旦確定了任務的優先順序，就只關注最優先的任務即可，你要集中精中去完成它，接著再開始第二重要的任務，直到完成，以此類推。
心法 4：電子郵件歸零管理法
每天都收到海量信件，未讀的信件常常是 99+？不妨試試「信件收件匣歸零法」，即找出優先順序高的信件、整理好它們以方便檢索；一天的工作結束後，你的收件匣就會是淨空狀態。具體的實踐步驟如下：
Step 1：將信件分類
不要在收件匣中處理信件，而是先將它們分類到適當的資料夾、標籤或類別中，再開始一一處理。你可以在信箱中設定以下順序的資料夾，例如：
立即：此刻必須優先處理的信件
次要：第二重要或緊急的信件
待定：需要等待更多資訊才能處理的信件
閱讀：只需閱讀即可的信件，如電子報或通知
存檔：已處理完的信件
Step 2：删除並清空
刪除所有不重要的信件，並清空垃圾桶。
Step 3：委派指定人選處理
如果這封信是別人可以處理的，就轉發給適當的人，並請 對方負責處理。接著你就可以刪除這封信，或將它封存，以利日後確認。
Step 4：回覆信件
盡可能依據優先順序，快速回覆信件，若有需要，回覆後進行封存，以備日後檢索。
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