PM 必學!全球大公司都在學的敏捷管理心法


在你的工作中,是不是愈常聽到以下建議:「我們要更加敏捷」、「這樣太慢了,不夠敏捷!」


敏捷(Agile)是什麼?


究竟什麼是敏捷?這個名詞對產品經理而言一定都不陌生。「敏捷」是一套緣自於軟體工程界快速開發軟體的方法,相較於過去產品開法常用的瀑布式(Waterfall),也就是先做好整體的規劃,考慮所有的狀況及解方後才開始執行,敏捷的核心精神在於:快速試錯、即時調整、機動調動資源,回應不斷變化的商業世界


根據 Gartner 調查,全球已有 87% 的組織使用敏捷來進行軟體開發;至今,敏捷的風潮已經從軟體領域蔓延至組織管理及工作流程優化,成為新的職場顯學。大約 83% 的高階經理人認為敏捷框架可以幫助公司業務更靈活地回應消費者和市場變化,讓團隊更快地將新產品推向市場,並更具競爭力。


當你的公司、主管都在積極尋求敏捷轉型,不論你是產品經理、專案經理,甚至是其他領域的工作者,更應該跟上這股潮流,善用敏捷的框架,改善你的工作流程!


什麼時候適合使用敏捷流程?


敏捷方法需要在正確的情境中使用,當你的任務符合以下情境時,便可以試試敏捷流程:

  • 有太多影響產品開發的不確定性因素

  • 這是一個完全以客戶為中心的任務

  • 這是一項非常複雜的任務,涉及組織中的許多部門

  • 需要快速啟動

  • 需要大量測試

常用的敏捷工具一:用「Scrum」優化工作循環


敏捷是一種方法論,有非常多的工具可以達到敏捷的目標,其中最為人所知的 Scrum。Scrum 是一種敏捷工作流程,用來排定優先順序、分配任務,在每個任務階段內只有一個共同目標,透過團隊協作來快速達標,並反覆試錯修正,讓團隊有能力回應不斷變動的商業環境。


Scrum 中有三個關鍵角色:Scrum 主管,產品負責人和 Scrum 團隊成員。實施方法如下:

  1. 由產品負責人創建產品待辦事項,並將待完成的工作確定其優先級別。

  2. 團隊從待辦事項中選擇項目,並確定如何完成工作。

  3. 工作必須在衝刺(通常需要兩到四個星期)內完成。

  4. Scrum 主管每天與團隊簡短站立會議,掌握最新進度。

  5. 每次衝刺結束時,進行審查。

  6. 該過程將再次開始,直到完成所有工作或積壓。


使用 Scrum 的優點在於,透過衝刺前、中、後的會議回顧,便能了解每個參與者的工作狀態及進度,讓 Scrum 主管更能靈活調度及做出回應。


常用的敏捷工具二:用「衝刺」深入使用者需求


衝刺(Sprint)指的是 Scrum 工作法當中的一個任務週期,時期約為 2 週,團隊必須在有限時間內從無到有產生解決方案半成品,再從半成品得到的回饋中調整優化。想要聚焦在目標,每一個 Sprint 必須依循以下流程:

  1. 先釐清與了解團隊的長期目標、要解決方問題,以及這個 Sprit 週期的目標。

  2. 每個團隊成員提出自己的解決方案,並畫出綜合場景、問題與解方的分鏡草圖,讓每個成員都能夠進行討論。

  3. 每個參與者選出最可行的方案,集中討論,進行表決。

  4. 選出方案之後,便著手打造原型產品(包含具體的產品或是無形的服務)。

  5. 邀請使用者測試原型,透過記錄與回饋修正。

常用的敏捷工具三:用「看板」視覺化管理


在每一次衝刺中,都會劃分成幾項任務和活動,成員可以採用「看板」(Kanban)來追蹤任務。


「看板」是一種視覺化的管理流程,在看板中,不會顯示專案或任務的時間表,只會顯示任務及當前執行進度,讓團隊成員以視覺化的方式專注在相同的任務中,並掌握進度。舉例來說,當某項任務取得進展時,便可以從「進行中」移至「檢核」或「完成」的欄目。


使用看板時,必須留意 4 個關鍵:

  1. 保持視覺化:一張圖片勝過千言萬語,用視覺化的流程來溝通、協作及解決問題。

  2. 限制任務量:減少未完成的工作數量,不能隨意增加新的任務,聚焦於最重要的事。

  3. 專注於流程:在完成目標之前,不要開始新的工作,團隊成員必須共同專注於簡化所有的流程及步驟。

  4. 持續改進:藉由工作透明化,了解每項任務在不同流程間花費的時間,包括前置時間(lead time,從流程開始到結束的時間)以及循環時間(cycle time,不同階段所需時間),並且以此作為後續檢討基礎。


◆ 資料來源

Open Project

maddyness

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