給專案經理的2021備忘錄:5大變革及因應解方

專案經理別再埋首做苦工了,一起跟上最新的專業趨勢!




當前,專案已經是當前最主流的工作方式,但是隨著科技的發展,再加上疫情的衝擊之下,包含職場工作方式、人們的生活習慣都已經大不相同,專案經理應該如何跟上新的變化,讓自己的技能與時俱進?


2021年,你必須關注以下5個變化,並為自己制定新的學習與成長計劃:




專案變革1:AI與數據分析成顯學


正如同其他所有的行業一樣,隨著AI及大數據技術日益成熟,專案管理也開始出現變革。舉例來說,新的工具層出不窮,以管理為中心的任務,包含資源分配、進度管理及預算更新及監測風險等,都可以透過新的工具來簡化流程。


但是這並不意味著專案經理的工作會被取代,專案經理的本質,便是根據組織或專案需求,來採用、管理和整合技術的能力;而透過科技的幫助,專案經理可以將時間投注在完成對組織最有利的任務上。


專案經理並不需要成為真正的AI技術專家,但是必須隨時掌握最新變化,並辨識何時該採用何種新的技術,因為使用錯誤的管理系統,可能會為專案帶來巨大的損失及延誤。此外,隨著數據蒐集量愈來愈龐大,專案經理也必須管理並解讀數據,才能從中制定戰略計劃


2021年的行動方案:

  • 時時關注最新科技與市場動態,培養自己的趨勢敏銳度

  • 緊跟最新的數據視覺化及報告工具,幫助團隊判斷並做出更好決策。

  • 將數據分析整合到自己的工作流程之中。




▍專案變革2:組織溝通與遠端協作重要性提高


專案經理本來就需要與專案利害關係人密切溝通協作,但是在2021年,溝通與協作的重要性會比以往任何時候都還要重要。


主要原因有兩個,一個是因應自動化流程工具的普及,專案經理總算可以從許多例行性的事務中「解放」,將更多時間花在組織之間的溝溝與協調;另一個重要的原因,仍舊與疫情相關,當遠距工作已經成為新常態,面對可能分散在四處的專案成員,專案經理如何管理團隊與進度,不讓時區、地區所造就的物理距離,最終成為團隊之間的心理距離?


2021年的行動方案:

  • 持續深化你的溝通與合作技巧。

  • 尋找最適合團隊的溝通與業務管理工具,並制定明確的書面化規範,確保大家使用的工具與語言一致。

  • 意識到遠程團隊特定的風險(如倦怠和隔離),並制定因應策略,達到控制風險及激勵團隊的目的。



▍專案變革3:專案經理更需要戰略思維


一般而言,專案經理常見的目標可能是發布新的產品,或是追求特定的專案成果,但是正如同《專案管理革命》一書的作者安東尼奧‧尼托-羅德里格茲(Antonio Nieto-Rodriguez)指出,在當前的世界,專案已經成為基本的創造價值模式。


因此,專案管理在許多企業組織內的功用也開始擴大,不再僅只是實現單一目標的工具,也被廣泛運用在層級更高的戰略和倡儀。美國東北大學專案管埋科學碩士學程副教授格里芬(Joseph Griffin)表示:「我們都知道企業內部的戰略和願景很重要,但如何執行一直是個問題。」他認為,透過專案和流程,能夠幫助企業執行戰略,而這也是專案經理的難得機會。


2021年的行動方案:

  • 了解計畫和專案管理之間的連結性與重要性。

  • 從更高的角度,了解各個專案之間的關聯性以及總體戰略目標。





▍專案變革4:變更與風險管理成為專案日常風景


變更管理一直是專案管理趨勢中的熱門話題,無論是緩解變更、減少變更、擁抱變更,還是加快變更。隨著市場競爭加劇、獲利下降,再加上疫情為企業、組織、市場及供應鏈帶來的衝擊與調整,專案經理不只必須管理專案的變更,可能也必須管理組織的變更計劃。


國際專案管理學會(IPMA )表示,即使愈來愈多的公司正在實施變更管理,但只有30%的公司同意其內部變更管理能力「非常有效」。2021年的專案經理必須擁抱改變,採取因應步驟,例如制定變更管理計畫,或是採用更有效的管理方式,讓自己保持靈活的彈性。


2021年的行動方案:

  • 重新思考目前的流程,從中找到可簡化的步驟;當出現新的變化時,主動與團隊共同找出解決方案。

  • 採用敏捷、精實等混合管理方法,幫助你進行專案和組織級別的變更管理,讓團隊更加靈活彈性。從HighGear,ActiveBatch或Agilean)來適應變化。




▍專案變革5:風險管理變得更為重要


隨著世界變化愈來愈快速,不可控因素增加,專案除了必須做好變更管理,風險控管也日益重要,因為風險除了影響專案之外,也可能進一步影響到整個組織。根據IMPA調查,60%的專案經理在進行專案時,「從不」或僅「有時」會涉及風險管理流程


在黑天鵝頻傳的時代,沒有人可以預言何時會發生危機,但是提前建立心態以及因應流程,才是最根本的解方。


2021年的行動方案:

  • 在專案啟動時,便記錄評估風險,按照客戶、部門、專案類型或其他相關類別對風險進行分類,記錄對未來專案的評估,並建立一個計劃中的常見風險庫

  • 運用風險管理工具,例如SWOT分析、根本原因分析或概率與影響矩陣,這些工具可以幫助你確定風險的優先級別,並確定哪些風險可能對專案產生最大的負面影響。

  • 提前與團隊建立共識,例如在專案啟動會議上,花5至10分鐘討論可能風險,以及如何因應。



資料來源:

dpmNortheastern University


延伸閱讀

人生與職場要翻身,靠「專案管理」就辦得到!


升遷總是卡關嗎?那是因為你還差一個步驟!



更多業界優質課程,歡迎洽詢:

創新未來學校|線上學習顧問 LINE@


創新未來學校 粉絲專頁

240 次瀏覽

​聯絡我們

  • Facebook的 - 白圈
  • Instagram的 - 白圈
  • line-icon

106台北市大安區瑞安街61巷1弄1號2樓

週一至週五 10:00~19:00

(02)6617-1766 

線上學習顧問帳號搜尋
@innovator_school

en.png

-PMP

-NPDP

-品牌行銷課程

-行銷企劃課程

-數位行銷課程

© 2020~2025 Innovator School. All Rights Reserved. 

版權所有 © 創新未來學校