top of page

過度樂觀、未留緩衝、成員休假…避開專案排程5大地雷!


對於專案經理而言,每天承受的工作要求和壓力已達到前所未有的高漲——新的資訊不斷湧入、工作增加的速度永遠比團隊處理的節奏還要快、來自各方關係人的訊息密集轟炸,究竟該怎麼辦?


每個人一天都只有24小時,想要滿足專案的執行進度,並按時交付成果,關鍵,便在於精準的專案時程管理!一起來看5個最常見的專案排程誤區,以及解決方法。


▍WBSA初階商務企劃認證 (商務行銷企劃師國際認證) https://nabi.104.com.tw/ability/10048651


地雷1:過度樂觀,時間預估不切實際

專案調度中的一個常見錯誤,是設定不切實際的時間預估。


當PM過於樂觀時,經常會低估任務或專案階段所需的時間,可能會導致錯過最後期限、增加專案團隊的壓力,以及降低工作品質,影響專案成果和客戶滿意度。 


為了避免這種錯誤,專案經理應該將專案任務分解為更小、更易於管理的部分,以準確評估時間要求。 此外,也可以參考過去類似範圍和條件的專案,來衡量實際的時間範圍,或者是尋求每個相關領域專家的意見,以確保每項任務的實際需要時間。 


請記得,在沒有徹底了解專案的真實時間要求的情況下,千萬不要向利害關係人做出過於樂觀的承諾。


地雷2:獨立想像並安排時程

沒錯,專案時程預估是PM的工作職責,但如果PM漏掉與專案團隊協作和討論的過程,自己獨立安排進度,就很容易預估失誤,例如,某個任務需要一個月,但PM卻以為只需要兩週即可,當專案實際執行時,很容易出現問題。


此外,PM也會因此錯失與團隊建立共識及共事文化的機會,畢竟,如果你的時程安排沒有徵求成員的意見,他們可能會心生抗拒或不滿,團隊也無法事先提醒你,他們手上還有其他專案工作或安排。


解決方案很簡單,團隊合作是PM的重要能力,不妨召開專案會議,在成員齊聚的情況下,善用團隊的集體知識和專業知識來規劃更準確、更可行的專案時間表,不僅可以讓預估更加準備,也能讓團隊成員更加當責,願意配合時程安排的承諾。



地雷3:沒有預留緩衝時間

PM總希望專案越快完成越好,客戶及主管也是如此期待,這樣會導致另一個常見錯誤——未能在專案計劃中預留緩衝時間。


但現實是,在專案執行過程中總會出現各種預期之外的意外或需求變更。若未預留緩衝時間,將導致後續步驟無法順利接軌,使專案陷入混亂。


資深專案經理Elizabeth Harrin建議,可以幫每個關鍵任務預留50%的緩衝時間,聽起來很多,但根據她的經驗,這個時間塊區足以涵蓋專案中任何的延遲和範圍變更。


地雷4:資源管理與調度失誤

每個專案的資源都是有限的,常見的錯誤,是專案的人力、設備或材料調度出現狀況,這可能導致某些資源被過度利用,而其他資源則閒置或未充分利用,結果造成專案時程延誤和卡關。


Elizabeth Harrin指出,很多時候專案的時程安排看起來很棒,但是當專案即將執行時,卻發現團隊成員無法配合,她曾遇過有成員安排了3個禮拜的蜜月假、有人報名了在職進修方案,還有人必須臨時請假搬家,但是PM卻毫不知情,因為PM通常不是批準假單的負責人。


為了提高效率並降低風險,專案經理應投入更多時間來制定周密的資源分配計劃。這有助於避免成員同時處理多個任務的情況,減少工時過長、延遲或品質下降的風險。此外,也要特別留意成員所負責的任務與技能的適配性,以免有人因為要負責不熟悉或不擅長的業務,導致效率不彰和錯誤。


當專案開始執行之後,也要根據不斷變化的專案要求、優先事項或外部因素,定期評估資源可用性和需求是否對齊,若出現短缺時,也能及時調整與調度資源。



地雷5:沒有定期更新專案狀態

PM要負責的事項非常多,很常因為過於忙碌,來不及更新專案管理表格,導致管理表格與實際進度脫鉤。


想要避免這種狀況,最好的做法是安排一個固定時段來更新資訊,同步檢查其他連動的系統,如此一來,就能讓專案管理時刻保持在最新的進度上。


▍WBSA中階行銷企劃師認證 (品牌行銷策略師國際認證) https://nabi.104.com.tw/ability/10048653

資料來源:

 

創新未來學校 推薦課程


創新PMP®專案管理師國際認證培訓班 5/11(六) 隆重開班 熱烈招生中!


  • 培養專案經理的邏輯思考能力

  • 一套通行職場的工作心法

  • 成為專業職人必備的職場生存術


歡迎私訊 LINE@、來電 (02)6617-1766,或關注粉絲團最新資訊!




136 次查看

Comments


bottom of page