對於專案經理而言，每天承受的工作要求和壓力已達到前所未有的高漲——新的資訊不斷湧入、工作增加的速度永遠比團隊處理的節奏還要快、來自各方關係人的訊息密集轟炸，究竟該怎麼辦？
每個人一天都只有24小時，想要滿足專案的執行進度，並按時交付成果，關鍵，便在於精準的專案時程管理！一起來看5個最常見的專案排程誤區，以及解決方法。
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地雷1：過度樂觀，時間預估不切實際
專案調度中的一個常見錯誤，是設定不切實際的時間預估。
當PM過於樂觀時，經常會低估任務或專案階段所需的時間，可能會導致錯過最後期限、增加專案團隊的壓力，以及降低工作品質，影響專案成果和客戶滿意度。
為了避免這種錯誤，專案經理應該將專案任務分解為更小、更易於管理的部分，以準確評估時間要求。 此外，也可以參考過去類似範圍和條件的專案，來衡量實際的時間範圍，或者是尋求每個相關領域專家的意見，以確保每項任務的實際需要時間。
請記得，在沒有徹底了解專案的真實時間要求的情況下，千萬不要向利害關係人做出過於樂觀的承諾。
地雷2：獨立想像並安排時程
沒錯，專案時程預估是PM的工作職責，但如果PM漏掉與專案團隊協作和討論的過程，自己獨立安排進度，就很容易預估失誤，例如，某個任務需要一個月，但PM卻以為只需要兩週即可，當專案實際執行時，很容易出現問題。
此外，PM也會因此錯失與團隊建立共識及共事文化的機會，畢竟，如果你的時程安排沒有徵求成員的意見，他們可能會心生抗拒或不滿，團隊也無法事先提醒你，他們手上還有其他專案工作或安排。
解決方案很簡單，團隊合作是PM的重要能力，不妨召開專案會議，在成員齊聚的情況下，善用團隊的集體知識和專業知識來規劃更準確、更可行的專案時間表，不僅可以讓預估更加準備，也能讓團隊成員更加當責，願意配合時程安排的承諾。
地雷3：沒有預留緩衝時間
PM總希望專案越快完成越好，客戶及主管也是如此期待，這樣會導致另一個常見錯誤——未能在專案計劃中預留緩衝時間。
但現實是，在專案執行過程中總會出現各種預期之外的意外或需求變更。若未預留緩衝時間，將導致後續步驟無法順利接軌，使專案陷入混亂。
資深專案經理Elizabeth Harrin建議，可以幫每個關鍵任務預留50%的緩衝時間，聽起來很多，但根據她的經驗，這個時間塊區足以涵蓋專案中任何的延遲和範圍變更。
地雷4：資源管理與調度失誤
每個專案的資源都是有限的，常見的錯誤，是專案的人力、設備或材料調度出現狀況，這可能導致某些資源被過度利用，而其他資源則閒置或未充分利用，結果造成專案時程延誤和卡關。
Elizabeth Harrin指出，很多時候專案的時程安排看起來很棒，但是當專案即將執行時，卻發現團隊成員無法配合，她曾遇過有成員安排了3個禮拜的蜜月假、有人報名了在職進修方案，還有人必須臨時請假搬家，但是PM卻毫不知情，因為PM通常不是批準假單的負責人。
為了提高效率並降低風險，專案經理應投入更多時間來制定周密的資源分配計劃。這有助於避免成員同時處理多個任務的情況，減少工時過長、延遲或品質下降的風險。此外，也要特別留意成員所負責的任務與技能的適配性，以免有人因為要負責不熟悉或不擅長的業務，導致效率不彰和錯誤。
當專案開始執行之後，也要根據不斷變化的專案要求、優先事項或外部因素，定期評估資源可用性和需求是否對齊，若出現短缺時，也能及時調整與調度資源。
地雷5：沒有定期更新專案狀態
PM要負責的事項非常多，很常因為過於忙碌，來不及更新專案管理表格，導致管理表格與實際進度脫鉤。
想要避免這種狀況，最好的做法是安排一個固定時段來更新資訊，同步檢查其他連動的系統，如此一來，就能讓專案管理時刻保持在最新的進度上。
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