專案進度突然被打亂?5 個讓專案成功的實務技巧

變化本來就是專案的常態,穩定心態,敏捷回應,讓專案成功!



過去半年台灣的疫情控制相對良好,也讓人們忍不住有「一切如常」的錯覺。但疫情突然升溫,一夕之間,公司被迫啟動遠距工作、客戶取消會議,各種如火如荼進行中的專案進度全部大延遲怎麼辦?


PM 們,先別緊張焦慮!變化本來就是專案的常態,如何在不確定中重新幫專案定錨,帶領專案成功交付,你可以從以下 5 個行動方案開始:


行動方案 1:建立清晰便捷的溝通協作管道


早在疫情開始之前,專案管理軟體公司 Sciforma 便已成功實施了 25 年以上的遠距工作模式,Sciforma 指出,清晰的溝通與協作是讓專案成功的關鍵之一。遠距工作的麻煩便在於

團隊之間的資訊交流密度,過多的訊息、Email 只會讓大家感到沮喪,也分不清楚哪些才是

重要的訊息。


Sciforma 建議,團隊可以減少 Email 的數量,如果只是簡單的問題或確認,可以使用 Slack 或聊天室;也儘量不要隨意打電話,打亂彼此的工作節奏。


此外,除了正式會議之外,也別忘了建立線上的「咖啡時光」,在午餐、會議中間的空檔,PM 都可以主動發起非正式的 small talk,激勵團隊士氣,也讓團隊成員能夠凝聚共識,一起完成目標。



行動方案 2:數據集中化管理


遠距專案面臨的最大問題之一,就是數據管理。當每個團隊都在不同的雲端、Excel 工作表或是自己熟悉的平台上工作,如何蒐集並同步所有這些數據?在遠距的限制下,集中管理訊息是最好的做法。


不論你使用的是哪家平台服務或軟體,重點在於建立起明確的數據管理原則,並督促團隊成員遵守,確保每個人都能夠獲得資訊,明白自己的職責及任務,減少因資訊落差造成的「掉球」情況。



行動方案 3:重新調整任務排序


每一個意外與變化,都會牽動專案的人力、時間與資源排序。為了避免專案卡住,PM 可以運用「MoSCoW 排序法」來調整任務的優先層級:


  • Must-have:專案中完全不容妥協、一定要具備的條件。

  • Should-have:層級較高的需求,但可能有替代方案。

  • Could-have:加分條件,但沒有也不影響專案最終成效的需求,通常是客戶「想要」的需求(Desirable requirements)。

  • Won’t-have:在這次專案中並不需要的部分。


藉由這個簡單卻實用的排序法,PM 不只快速區分什麼是客戶、老闆「想要」或「需要」的專案需求,確保最重要的 Must-have 能夠被分配到最多資源