變化本來就是專案的常態，穩定心態，敏捷回應，讓專案成功！
過去半年台灣的疫情控制相對良好，也讓人們忍不住有「一切如常」的錯覺。但疫情突然升溫，一夕之間，公司被迫啟動遠距工作、客戶取消會議，各種如火如荼進行中的專案進度全部大延遲怎麼辦？
PM 們，先別緊張焦慮！變化本來就是專案的常態，如何在不確定中重新幫專案定錨，帶領專案成功交付，你可以從以下 5 個行動方案開始：
行動方案 1：建立清晰便捷的溝通協作管道
早在疫情開始之前，專案管理軟體公司 Sciforma 便已成功實施了 25 年以上的遠距工作模式，Sciforma 指出，清晰的溝通與協作是讓專案成功的關鍵之一。遠距工作的麻煩便在於
團隊之間的資訊交流密度，過多的訊息、Email 只會讓大家感到沮喪，也分不清楚哪些才是
重要的訊息。
Sciforma 建議，團隊可以減少 Email 的數量，如果只是簡單的問題或確認，可以使用 Slack 或聊天室；也儘量不要隨意打電話，打亂彼此的工作節奏。
此外，除了正式會議之外，也別忘了建立線上的「咖啡時光」，在午餐、會議中間的空檔，PM 都可以主動發起非正式的 small talk，激勵團隊士氣，也讓團隊成員能夠凝聚共識，一起完成目標。
行動方案 2：數據集中化管理
遠距專案面臨的最大問題之一，就是數據管理。當每個團隊都在不同的雲端、Excel 工作表或是自己熟悉的平台上工作，如何蒐集並同步所有這些數據？在遠距的限制下，集中管理訊息是最好的做法。
不論你使用的是哪家平台服務或軟體，重點在於建立起明確的數據管理原則，並督促團隊成員遵守，確保每個人都能夠獲得資訊，明白自己的職責及任務，減少因資訊落差造成的「掉球」情況。
行動方案 3：重新調整任務排序
每一個意外與變化，都會牽動專案的人力、時間與資源排序。為了避免專案卡住，PM 可以運用「MoSCoW 排序法」來調整任務的優先層級：
Must-have：專案中完全不容妥協、一定要具備的條件。
Should-have：層級較高的需求，但可能有替代方案。
Could-have：加分條件，但沒有也不影響專案最終成效的需求，通常是客戶「想要」的需求（Desirable requirements）。
Won’t-have：在這次專案中並不需要的部分。
藉由這個簡單卻實用的排序法，PM 不只快速區分什麼是客戶、老闆「想要」或「需要」的專案需求，確保最重要的 Must-have 能夠被分配到最多資源。
行動方案 4：敏捷因應，彈性調整
PM 也可以將敏捷管理流程運用在專案管理上，透過站立會議來確保團隊成員的資訊同步，
議程如下：
公告：危機跟進事項 / 進度更新
排序當天和未來一天的優先事項
輪流更新：
你正在做什麼、需要什麼援助？
如何找到緊急 / 關鍵路徑，以及可能會遇到的阻礙？
總結：跟進事項及任務指派
行動方案 5：建立紀律嚴明的團隊文化
當走入會議室，花 2 個小時討論專案進度與分派任務的日子暫時不會重現，專案經理必須發展出遠距領導的能力。舉例來說，因為團隊分散，資訊傳遞很難完全避免延遲，在追蹤專案進度時，PM 不只要問：「你完成任務了嗎？」還需要時時確認：「你在做最重要的事嗎？」、「你碰到了什麼障礙嗎？需要什麼幫助？」
同時間，建立紀律嚴明的團隊文化也至關重要。在危機期間，時程可以變動、策略可以彈性，但是一定要有一套清楚並徹底落實的時間表，時時追蹤與確認，才能讓專案始終在 PM 的掌握之中，不會偏離最終的北極星。
◆ 資料來源：
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