老闆下班狂傳 Line、開會一直打斷你?3 個心法避免職場情緒耗竭

做好向上管理,讓老闆成為你升遷路上的啦啦隊!


你總是視老闆為蛇蠍,避之唯恐不及?當你能夠跟老闆好好坐下來談話的時候,居然是下定決心要提辭呈的那天?


如果這正是你的寫照,代表你在職場上少修了一門必修課——向上管理


在管理學中,過去一直非常重視「向下管理」,但是在新世代以員工為中心的職場環境中,如何與你的上司直接溝通、提供反饋,分享想法並提出有關日常工作的建議……,「向上管理」的重要性與日俱增。


學會以下 3 個向上管理心法,你會發現:老闆不是你的敵人,而是你最強大的後盾!


心法一:先搞懂老闆的性格


搞懂老閭的性格,用他最熟悉偏好的方式溝通,這是向上管理的第一課。先來看看,你的老闆是以下 5 種類型中的哪一種?


1. 權威型老闆


權威型老闆勇於承擔風險,充滿戲劇性、創造力及洞察力;不幸的是,他可能也是一個糟糕的溝通者,時時對他人充滿質疑。想要了解權威型老闆,推薦你去看看影集《廣告狂人》的充滿才氣卻瘋狂的主角唐.德雷柏(Don Draper)。


領導力和溝通專家 Sylvia Lafair 建議,與權威型的老闆互動時,最重要的是先了解到他們有多聰明,以及他們對於找到最快捷徑把事情完成的渴望。職場顧問 Lynn Taylor 進一步建議,在與這類疑心很重的老闆打交道時,你的論述必須非常具體,不要讓對方有誤解的空間;透過 Email 而非口語交流,也較能避免溝通落差。


2. 自戀型老闆


自戀型老闆通常都很自大,正如同《穿著 Prada 的惡魔》裡米蘭達,她坐在離下屬遠遠的高椅上,缺乏同理心,無情,而且不歡迎任何反饋。


與自戀型的老闆工作,泰勒建議與這些老闆你可以使用「CALM」技巧,即 Communicate, Anticipate, Laugh and Manage Up。


與他經常、誠實及定期進行溝通,你會更了解所有可能為你帶來挫敗的原因;在問題出現之前,就先預見到可能會產生的危機;當溝通氛圍有點緊繃時,用笑聲去化解;向上管理做得做多,你們之間的關係會更加正向。


3. 猶豫不決型老闆


你的老闆人很好,但卻總是想要讓每個人都喜歡他,不喜歡當壞人,也不敢做決策,就像影集《辦公室》中的 Michael Scott?


心理學家 Janet Civitelli 建議,與優柔寡斷型老闆打交道的策略之一,便是「訓練」他,讓他知道決策並不那麼可怕,例如透過邏輯、數據與扎實的客觀事實,引導老闆來做出最後決定(但千萬不要代替他決策!)久而久之,你的老闆便會真正相信,其實做決定並沒那麼可怕。


4. 專制型老闆


《教父》中的 Vito Corleone 是最典的專制型老闆,他們喜歡掌握局勢,有時會讓人覺得有些冷酷無情,甚至是造成員工強烈的心理壓力。


與專制型老闆打交道的最佳方法,是讓他們先了解,他們才是控制局面的那個關鍵人物,但是你的角色是作為他的另一雙眼睛,輔助他控制局勢,在混亂和焦慮引發騷動,適時的提供他協助。


5. 前導型(Pace-setting)老闆


「Your’re fired!」這是川普在《誰是接班人》的名言,而川普正是前導型老闆的最佳範例,他們設定很高的目標和標準,鼓勵高度競爭的職場文化,對員工要求很高,做不到就請你走人。


職場專家 Andy Kanefield 建議,當你的老闆為你設定了難以實現的目標時,你可以盡可能詢問他愈多細節愈好,例如目標背後的涵義、他心中最好的典範模型、期待的工作步驟和節奏等,當你了解這些細節之後,你心中也差不多知道了前導型老闆最想要的是什麼,可以據此去制定你的規劃流程。

心法二:用金字塔表達法,讓老闆一次抓到重點


《拒絕職場情緒耗竭》一書作者張敏敏指出,善用「金字塔表達」方法,運用「先說大,再說小」的原則,讓聽的人馬上掌握對話重點。


所謂的「大」,就是在報告時要有「大標題」概念,把你最想要傳達的訊息,以如同標題的方式,置放在最上面的結構,我們也稱為「主要訊息」;「小」則是在各大標題之下,提出「小細節」,而小細節是在大標題下展開的「細部關鍵資料」。


舉例來說,你可以在報告時這樣說:


下半年行銷活動規劃,共有三個重點:第一,主推老名人新網紅;第二,線上和線下通路的雙導購;第三,引起話題而不追逐話題。其中,第一個重點又可分為三個部分,分別是……。


運用金字塔結構整理出來的訊息,可以更清晰地呈現你的報告邏輯,當你所傳遞的訊息是層次又有架構,老闆就更容易理解資訊的前後關係,並在短時間內抓住重點。


心法三:適度劃出界線,還是讓老闆能夠信任你


在便利的科技時代,溝通變得愈來愈容易,一機在手,想要傳 Email 或 Line 都不是問題。但是若你在下班後、週末接到老闆的訊息,究竟該如何回覆?不回怕老闆生氣;回覆卻又打壞了休假心情。


職場專家建議,面對這種情況,你必須學會劃出界線。舉例來說,若你在度假時收到老闆的 Email,先不要急著拋下自己的計劃,立刻打開電腦工作。你必須知道,老闆選擇在這個時間寫信或是傳訊息給你,可能只是因為他只有這個時候有空靜下心來思考,想到了某個重要議題,便急著立刻傳訊給你。


面對這種情況 你可以簡單回覆:「謝謝您的提醒,我會在禮拜一早上 9:00 處理這件事,並隨時與您回報進度。」、「我會列為下週的優先待辦事項」即可,保有你的私人空間,但仍具體地讓老闆知道你將會在開工後立即處理。


若是老闆真的對你的回應方式有所不滿,建議你與老闆坐下來好好溝通:「我全力投注在工作中,但是在下班後,我也需要花時間專心陪伴家人。我想您一定會同意,保有健康的家庭關係,將讓我在工作中更有動力,表現更好!」你也可以承諾老闆,每天晚上 9 點之後你不會再檢查訊息,但若真的發生重要且緊急的事情,他可以隨時撥電話給你。


你知道嗎?當你這樣說的時候,90% 以上的情況是,你的電話從來沒響過!


資料來源:

monster

張敏敏,《拒絕職場情緒耗竭》,天下雜誌出版

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