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拒當職場濫好人!4步驟開口Say No、3個萬用句型範例



在職場上,你是否曾經遇到以下情況?

  • 同事總是找你幫忙救火,讓你自己的工作做不完?

  • 主管交代的工作,即使超出你的職責範圍,你也硬著頭皮接下?

  • 同事揪下班聚餐,明明不想參加卻不好意思拒絕?


各種「只要5分鐘」、「很快」、「很簡單」的請求和會議,是否也讓你時常感到心累又厭世?想要勇敢拒絕,又擔心被貼上「自私」、「不合群」的標籤怎麼辦?


讓我們一起學習開口拒絕的4個步驟,以及3個範例演練,讓自己在保持專業形象的同時,也能自我照顧,婉拒那些無法超出負荷的請求,拒絕成為職場上的濫好人!


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Step 1:調整心態,理解拒絕的重要性

很多時候,我們之所以不敢拒絕,是因為我們打從心底認為拒絕別人是負面的行為,代表自己不夠具有團隊精神。


事實上,能夠評估自己的工作量與狀態,及時拒絕超出負荷的任務,才能確保你的工作品質,避免自己過度疲勞,或是影響你的工作品質。


更令人訝異的是,適度地拒絕不合理的請求,但是展現你的同理心與關懷,反而更有可能維持職場關係,讓他人更加尊重你的原則與界線


Step 2:客觀評估需求,再決定是否接受

面對老闆、客戶或同事請求,哈佛商業評論前總編輯Karen Dillon建議,在你下意識地回答「不」之前,不妨先請對方提供更多資訊,讓你能夠具體評估這個機會是否令你感到有趣,再思考你可以在其中扮演什麼角色。


「盤點你的手頭上有什麼工作,優先事項是否有調整的彈性,或者是否可以邀請其他同事一起加入幫忙,」Dillon表示,這個做法,可以讓你保持一定的開放性,又不會因為衝動而做錯決定。



Step 3:以明確但禮貌的方式表達拒絕

溝通專家Holly Weeks建議,如果你意識到自己既沒有意願,也沒有能力提供幫助,就需要拒絕請求,但請誠實並坦率地說明你的理由


許多人為了不想讓場面過於僵持,常常用一些無關緊要的理由當藉口,也不敢明確地表達拒絕,那樣不僅沒有說服力,也會讓人覺得:「再多拜託幾次,好像就會成功」。


「拒絕的方式非常重要,」Dillon提醒,你可以將「積極回應+拒絕+替代解決方案」這個萬用句型應用在不同場合。


此外,你也可以參考以下句型:

  • 我很想幫忙,但我現在手頭上有其他工作,恐怕沒辦法。

  • 這件事超出我的職責範圍,就算我想幫忙,也無法插手。

  • 不好意思,我對這個議題也不太了解,恐怕無法提供協助。

  • 我需要一些時間考慮,可以讓我再想一想嗎?

  • 我很感謝你的邀請,但我最近比較忙,恐怕沒辦法參加。

  • 我很想參加,但我的預算有限,恐怕無法負擔。

  • 謝謝你想到我,但我身體不太舒服,恐怕無法出席。

  • 我需要先跟家人討論一下,可以讓我再回覆你嗎?

  • 我很感謝你的信任,但我認為這件事還是由你自己處理比較好。


請特意留意你的臉部表情和肢體動作,避免展現出嘆氣、憤怒、不耐煩等負面情緒,也不要說:「為什麼不找○○○或△△△?」


拒絕時,請清晰並明確地描述你的工作量及時程規劃,讓對方知道,若是勉強接下任務,不僅可能會搞砸一切,也會讓你手上原本的專案受到影響。


Step 4:展現同理心,維持和諧關係

拒絕不合理的要求,不一定會破壞你們之間的關係,關鍵在於展現你的同理心,並在你的能力範圍內提供替代的協助


例如,你可能無法幫同事從零到一完成提案簡報,但可以撥出30分鐘與他一同進行腦力激盪,或是幫他蒐集一些資料,甚至是擔任參謀的角色。


或者是當你下班後,正在和家人共享晚餐時,同事希望你幫忙確認某個資訊細節,但這可能需要花上半小時以上的時間,你可以回覆他:「沒問題,明天早上上班後,我會立即處理。」如此一來,你不只保護了自己下班之後的私人時間,卻也表達你會盡快提供協助。


若你真的太過於忙碌,一點忙都不能幫,也不要讓對方看到你興高采烈地提早下班,或是在茶水間和同事閒聊半小時。



範例1:對老闆說不

你可以拒絕同事,但若是老闆提出的請求呢?


首先,請記住,你的老闆不一定知道你正在做的所有事情。因此,雖然他們可能會要求某些東西,但這並不意味著他們會將其優先於你的其他任務。例如,假設你正在撰寫下週要提交給客戶的專案報告,老闆卻臨時要你去協助另一個團隊的新專案,在這種情況下,你可以簡短地解釋一下,你本週沒有足夠的時間,但你很樂意在提交日前幫忙修改。 


你可以這樣說:「新提案看起來對公司非常重要!但我正全力趕工下週三要給○○的結案簡報,他們對這次的專案成效特別關注,目前可能抽不出時間。但我很樂意在週三報告完之後,一起加入,到時我再和你討論如何進行好嗎?」


範例2:對同事說不

事實上,對同事說「不」也很困難,尤其是他們平常和你的關係還不錯,彼此之間也有很多業務必須共同合作。


你可以試著這樣說:「謝謝你這麼信任我,我也很想和你更深入討論這個問題,但是我今天的待辦事項清單已經排滿了,是否能夠等到明天早上再來討論呢?或是我透過信件先快速回覆,讓你可以先進行,再讓我知道哪種做法更能幫上忙!」


範例3:拒絕不想開的會議

若你被邀請參加一個與你無關的會議,不妨這樣說:「謝謝你的邀請,但因為這個時間我已經有另一個工作安排,所以無法參與,但我會仔細閱讀會議紀錄,跟上大家的進度,若有需要的話,我們可以再另外約時間討論!」


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資料來源:


 

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