搞不定專案利害關係人?5 步驟、4 技巧談出明確需求!

已更新:7天前


客戶對於專案的需求包山包海,不知該如何收斂?明明在需求會議中已經達成的決議,隨著專案進行,卻又出現一大堆當初根本沒有提到的許願?


想要讓專案成功,釐清利害關係人的需求是一個重要關鍵!一般 PM 最常使用的問卷、訪談技巧,究竟該如何執行才有效?

 

為什麼訪談很重要?4 大好處!


1. 讓專案目標更明確。訪談專案中所有的利害關係人,可以幫助 PM 更清楚地了解專案的範疇,進而設定明確的目標、建立里程碑,以及確定任務的優先順序


2. 增進溝通品質。與利害關係人坐下來,是真正了解專案團隊成員的絕佳機會,而與利害關係人的合作和良好的關係,也會讓你的專案進行更加順利。


3. 共享一個有凝聚力的願景。不同的利害關係人會有不同的期待與觀點,透過訪談與聚焦,可以確保每個人在一開始就在同一個水平面上,望向同一個目標。


4. 信任和支持。透過訪談可以讓利害關係人覺得他們的意見很重要,不僅可以讓你蒐集到重要的數據,還可以贏得他們的信任和支持。


上戰場之前要做什麼?5 個步驟做好訪談準備


Step1:確定你的訪談目標。先思考你想從這次的訪談中獲得什麼資訊,最好準備一份訪談題綱腳本,才能深入挖掘利害關係人的痛點、動機與需求。


Step2:識別利害關係人。根據你正要展開的專案,利害關係人可能位於組織中的不同級別,包含部門主管、工程師、行銷、業務、客服或是外部客戶、合作廠商等。編寫完利害關係人列表後,你可以按級別、活動專案參與程度將他們分組,並為他們設定不同的問題集。例如,管理人員可能對技術限制不太敏感,而工程團隊可能不知道市場或競爭對手造成的限制。


Step3:定義時間表和預算。當你的專案規模較小或預算有限時,時間可能會成為一個巨大的限制。但是,不要試圖通過縮短利害關係人訪談階段來節省時間。提前計劃並確保為每次面試分配足夠的時間,並在中間留出足夠的時間來收集你的見解。如果你真的面臨很嚴峻的時間、地點和預算的限制,你可以用下面會提到的「游擊模式」進行利害關係人訪談。


Step4:準備好所需的工具和設備。無論你選擇哪種方式進行訪談,請確保你已經準備所有需要的設備,包含相機、錄音筆等。若你採用遠距面談,也請預留至少 40 分鐘測試連線品質。


Step5:預先寄送電子郵件給受訪者。不是每位利害關係人都熟悉訪談流程,在訪談前事先提供訪綱及說明流程,可以幫助受訪者預先準備,以免訪談徒勞無功。



訪談開始!4技巧問出專案真正需求


技巧1:好的破冰是成功的基石

在時間與壓力之下,許多 PM 在訪談一開始就會開門見山地開始提問,但是若受訪者在訪談前沒有仔細看過訪綱與說明,他可能並不真正清楚訪談的目的,最後只能給出一些難以運用的資料。


因此,在訪談的開頭,PM 可以先做一個開場,例如感謝接受訪談、說明接下來的流程,或是再次說明採訪的目的,讓受訪者可以有一些餘裕來準備下一個問題。


技巧2:精準切入主題的核心

每個專案和產品都需要特定的問題和答案,但是有時候過於直接的問題,可能受訪者並不知道如何回答,或是他們會陷入自己的專業語言中。在訪談時,可以將你想要的問題拆分在不同的問題之中,例如你可以透過「受訪者的專業領域及其在組織內的任務」、「需求、動機和目標」、「面臨哪些市場競爭」,或是「專案或團隊之中的潛規則」等面向,釐清他們的需求是否與需求文件中表達的願景一致。


技巧3:採訪過程保持雙向溝通

利害關係人訪談不只是 PM 單方面地提問,更可以視為一個促進理解的雙向溝通場合。在訪談接近尾聲時,不妨留出一些時間,回答利害關係人可能有的問題,激起了他們對專案的興趣。


即使他們中的一些人,一開始可能對這項工作表示懷疑,但你會驚訝於有多少人喜歡談論他們的工作、關注點、需求,甚至可能是對專案的恐懼。


技巧 4:用游擊模式模破資源限制

當專案的時間或資源有限,但是又有眾多利害關係人時,PM 可採用「游擊模式」進行訪談,例如先用電子郵件提出一般性問題,再利用短短的 15~30 分鐘,挑選利害關係人方便地點進行一對一的深入訪談,如此一來,達到的效果也會非常好。


適合用電子郵件提出的一般性問題:

  • 定義你在公司中的角色。

  • 定義你在專案中的角色。

  • 該產品的典型用戶有哪些?

  • 你的主要競爭對手是誰?


適合經由一對一互動提出的問題:

  • 這個專案將如何影響你的工作?

  • 你如何衡量這個專案是否成功?

  • 你認為主要的限制或困難是什麼?

 

資料來源:

 

創新未來學校 推薦課程:


活用5張表單​學會商務企劃

7/2(六)、7/15(五)線上開課


透過五張企劃表單的實作演練式學習,

迅速上手行銷企劃邏輯,

找到最適合的企劃方案!





以上課程均視疫情調整,歡迎私訊 LINE@、來電 (02)6617-1766,或關注粉絲團最新資訊!


🔎 更多業界優質課程,歡迎洽詢:
創新未來學校|線上學習顧問LINE@
創新未來學校|FB粉絲專頁
創新未來學校|Instagram


47 次查看